Инструкция по работе с программой по заполнению школьных аттестатов «ИвАттестат»

1.1. Год окончания учреждения выпускником указывается в четырехзначном формате без слов «год», «года», «г.», например, 2010.

1.2. Полное наименование образовательного учреждения и место его нахождения указывается в винительном падеже. Здесь присутствуют 6 строк, в которых название учреждения лучше расположить таким образом, чтобы в аттестате название смотрелось наиболее красиво. Не забудьте указать название Вашего населенного пункта, если его название не является частью наименования Вашего учреждения. Границы полей в программе примерно совпадают с границами полей в бланке аттестата (± 1–2 мм), таким образом можно визуально ориентироваться, чтобы строки не были длиннее отведенного для них места.

1.3. Дата выдачи аттестата заполняется следующим образом:

- день указывается в двухзначном виде, т.е. если число состоит из одной цифры (например, 5), то необходимо добавить ведущий ноль (т.е. указать 05);

- месяц указывается прописью в родительном падеже с маленькой буквы;

- год – указываются только 2 последние цифры года выдачи аттестата, например, 10.

1.4. Имя, Отчество, Фамилия руководителя образовательного учреждения – Имя и Отчество указываются инициалами, далее следует пробел (акцентируем на этом особое внимание, т.к. очень часто его забывают ставить) и Фамилия в именительном падеже, например, И.И. Васильев.

1.5. Шрифт печати. В операционной системе Линукс шрифт Bookman Old Style не работает (при печати он автоматически заменяется системой на Arial), поэтому рекомендуется использовать Times New Roman..
2. После окончания ввода данных необходимо нажать на кнопку «Готово», в противном случае при переходе в другой раздел форма примет первоначальный вид до ввода данных.
II. Заполнение списка предметов.
1. Для заполнения списка предметов, по которым планируется заносить оценки в аттестат, в меню «База данных» выберите пункт «Список предметов».

В левой части окна находится поле для ввода списка предметов, в правой – краткая информация, позволяющая корректно заполнить этот список.

Каждый предмет необходимо добавлять только с новой строки. Пропуски строк между предметами не допускаются. Названия предметов необходимо указывать в именительном падеже с заглавной буквы.

В аттестате предметы будут указаны именно в том порядке, который Вы здесь зададите.

2. Если в одном классе изучают разные предметы, к примеру, английский и немецкий языки, то в список необходимо добавить оба предмета. В дальнейшем, при проставлении оценок по данным предметам не указывайте оценки для «лишних» предметов – из аттестата они исключатся (на предварительном просмотре бланка перед печатью это хорошо видно).

3. После того, как список предметов был сформирован, и были занесены все или часть оценок выпускников, список предметов можно редактировать только следующим образом:

- разрешено только добавлять либо удалять предметы.

Редактирование предметов запрещено!

3.1. В случае добавления предмета и невыставлении оценки по данному предмету уже существующим в базе выпускникам – этот предмет из аттестата автоматически исключается.

3.2. В случае удаления предмета – он автоматически исключается из аттестата выпускника, даже если по нему ранее была проставлена оценка.

3.3. В случае редактирования существующего предмета (изменение любого символа, добавление пробела слева или справа от названия предмета, изменение регистра любого символа и т.п.) старое название предмета из аттестатов уже существующих в программе выпускников автоматически удаляется и взамен него устанавливается новое название предмета, но оценка за этот предмет не сохраняется! Поэтому оценки по измененному предмету необходимо проставить заново у всех существующих в базе выпускников. Будьте внимательны!

4. После окончания формирования списка предметов нажмите кнопку «Готово». В случае нажатия на кнопку «Отмена» список примет первоначальный вид до ввода данных (если список ранее уже сохранялся, то произойдет «откат» до последнего сохранения).

Нажмите кнопку «Добавить» для ввода новых данных выпускника. В открывшейся форме данные нужно указывать следующим образом:

1.1. Блок «В именительном падеже»:

- Фамилия, Имя и Отчество вносятся в соответствующих полях в именительном падеже с заглавных букв полностью без сокращений, например, Печорский Андрей Сергеевич.

1.2. Блок «В дательном падеже»:

- Фамилия, Имя и Отчество вносятся в соответствующих полях в дательном падеже с заглавных букв полностью без сокращений, например, Печорскому Андрею Сергеевичу.

1.3. Блок «Дата рождения»:

- день указывается двухзначным числом. Если число состоит из одной цифры, то перед цифрой необходимо добавить лидирующий ноль, например, 02;

- месяц указывается в родительном падеже прописными буквами без использования верхнего регистра;

- год указывается полностью в четырехзначном формате без добавления в конце слов «год», «года», «г.» и т.п.

1.4. Блок «Код, серия и номер аттестата»:

- код, серия и номер аттестата берутся с нижней-левой части титульной страницы бланка аттестата, напечатанные в типографии красным шрифтом.

1.5. Блок «Оценки выпускника». Если список предметов был уже составлен и добавлен в предыдущем шаге, в правой части формы необходимо напротив каждого предмета проставить оценки. Если какой-либо предмет отсутствовал в программе обучения выпускника, то оценку по данному предмету ставить не нужно – программа автоматически исключит данный предмет при печати аттестата.

Внимание! Расшифровку оценок (отл., хор., удовл., неудовл.) указывать не нужно! Программа сама их расшифровывает при печати.

1.6. «Дополнительные сведения». В левой части титульной страницы бланка аттестата находится раздел «Дополнительные сведения». Для его заполнения щелкните под списком с оценками на кнопку «Заполнить дополнительные сведения». В открывшемся окне представлены 17 полей, в которых указываются (перечисляются) наименования учебных курсов, предметов, дисциплин, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг, оказываемых образовательным учреждением. Обращаем Ваше внимание на то, что текст, визуально вышедший за пределы полей в заполняемой форме, также выйдет за пределы при печати на бланке аттестата. Поэтому старайтесь укладываться в отведенную длину поля или переходите на следующую строку. Для сохранения списка дополнительных сведений нажмите на кнопку «Готово».

1.7. Во всех пустых полях приложения аттестата автоматически ставится буква Z.

1.8. При нажатии на кнопку «Сохранить» может появиться сообщение о том, что минимальный набор полей не заполнен. Минимальным набором, при котором можно частично сохранить данные добавляемого выпускника, в данной программе считаются 7 полей: Фамилия и Имя в именительном и дательном падежах, день, месяц и год рождения.

Для открытия ранее введенной и сохраненной базы выпускников в меню «Файл» выберите пункт «Открыть...» и укажите файл, который нужно открыть.

Очень не рекомендуем редактировать данные файлы самостоятельно при помощи текстовых редакторов. Их можно очень легко испортить и потерять сохраненную базу.

Макет – это форма, в которой все поля (надписи) расположены таким образом, чтобы при печати они «попали» в строчки бланка аттестата. В программе работа с макетами осуществляется с помощью пункта меню «Макет».

1) Создание макета для своих бланков аттестатов:

• 
  с использованием линейки. Для этого в меню «Макет» выберите нужный бланк («Макет Титульного листа бланка обычного аттестата», «Макет листа Приложения с оценками» и т.д.), с которым Вы планируете сейчас работать. Возьмите бланк аттестата и линейкой измерьте требуемые расстояния от края бланка (именно края!) до нужной линии, которые указаны в форме. После окончания ввода данных нажмите на кнопку «Сохранить». Переходите к следующему макету.
  
• 
  с использованием сканера. Положите бланк аттестата на стекло сканера строго по центру, не прижимайте его к границам стекла. Это нужно для того, чтобы границы бланка аттестата были хорошо видны на получаемом отсканированном изображении. Не обязательно стараться выравнивать бланк на стекле сканера строго параллельно границам стекла, программа сделает это за Вас. Отсканируйте бланк аттестата с разрешением (качеством) не менее 300 dpi (точек на дюйм) и сохраните его в формате JPG (JPEG) или TIF (TIFF). Это нужно проделать со всеми страницами аттестата (кроме твердой обложки). Полученные со сканера изображения не «подрезайте» в графических редакторах! В программе «ИвАттестат» в меню «Макет» выберите пункт «Создать макеты из отсканированного аттестата». В открывшемся окне нажмите на кнопку «Загрузить сканированное изображение…», найдите нужное отсканированное изображение и нажмите «Открыть». После в диалоговом окне выберите тип страницы, которую Вы открыли («Титульный листа бланка обычного аттестата», «Титульный лист бланка аттестата особого образца», «Титульный лист Приложения», «Лист Приложения с оценками»). После этого следуйте подсказкам, отображаемым в блоке «Указания». Советы:
  

- для кратковременного увеличения изображения нажмите и удерживайте на клавиатуре кнопку «Ctrl». Обратите внимание, что увеличиваться будет та часть изображения, в которой в данный момент находится курсор мыши;

- если Вы ошиблись в указанной точке и случайно сохранили ее, то нажмите на кнопку «Сбросить точки» и укажите все точки данного листа заново. Уже сформированные до этого макеты (если такие были) останутся нетронутыми.

2) Редактирование макетов. В меню «Макет» выберите нужный макет, измените значения в требуемых полях и сохраните макет.

Ксерокопировать бланки аттестатов не нужно! Так как мы ни разу не добились полного совпадения строк в ксерокопии с оригиналом (смещение от 1 до 3 мм) – видимо в ксероксах используется масштабирование.

Если принтер, на котором Вы собираетесь распечатывать аттестаты, имеет лоток для загрузки бумаги по одному листу, то лучше используйте его – он обычно точнее.

Поместите один лист в принтер, сдвинув направляющие для бумаги (если в конструкции принтера это предусмотрено) таким образом, чтобы лист бумаги был «зажат» ими, и запомните расположение его сторон относительно принтера.

Далее перейдите в раздел «Список выпускников», выделите мышкой нужного выпускника, нажмите «Печать с просмотром...» и во всплывающем меню выберите нужную страницу аттестата. Откроется окно, где будет представлен аттестат в том виде, в котором он будет распечатан (сам цветной бланк распечатываться не будет). Если Вы заметили ошибку или Вас что-то не устраивает, то вернитесь в нужный раздел и внесите требуемые Вам изменения. Если Вас все устраивает, то под изображением бланка аттестата нажмите на кнопку «Печать...» и выберите принтер для печати.

После того, как «черновик» распечатался, совместите соответствующие страницы бланка аттестата и «черновика», посмотрите «на просвет» и проверьте, все ли поля совпали. Если поля не совпали, то измерьте расстояние, на которое необходимо сместить распечатываемый текст в миллиметрах. После этого под списком выпускников слева от кнопки «Печать с просмотром...» измените значения смещения до требуемых Вам величин (допускаются отрицательные значения для смещения влево или вниз).

2. После «тренировки» на «черновиках» можно печатать на бланках аттестатов.

3. Обращаем Ваше внимание, что бланки аттестатов 9-х и 11-х классов для программы ничем не отличаются, т.к. все поля в них совпадают. Единственное отличие существует у титульных страниц бланков аттестатов «особого образца» - это аттестаты «С отличием», «С серебряной медалью», «С золотой медалью».

Для печати аттестатов «особого образца» используйте пункт всплывающего меню «Титульный лист аттестата (с отличием, серебро, золото)...». Для остальных аттестатов используйте пункт «Титульный лист аттестата (обычный)...». Будьте внимательны! Не перепутайте!
IX. Экспорт в формат CSV.
В программе реализована возможность выгрузки данных в формат CSV, который позволит Вам экспортировать данные, занесенные через программу «ИвАттестат», в другие приложения, например, в Microsoft Office Excel.

Описание полей находится в самом файле CSV, который создается после экспорта (1 и 3 строки файла).

В архиве с программой присутствует файл “import.xls”, который может служить шаблоном для заполнения данных. Также обращаем внимание на то, что все ячейки данного шаблона должны иметь текстовый формат (ни числовой, ни какой-либо еще другой), чтобы Excel или OpenOffice Calc не преобразовывали данные в какой-либо формат, например, не убирал ведущие нули в датах («05 марта», а не «5 марта»).

Особенности заполнения файла “import.xls”:

1. Первую строку изменять не нужно.

2. Во второй строке необходимо в «Предметах» в каждой колонке указать необходимые предметы. Обратите внимание на то, что если при печати аттестата название предмета не будет вмещаться в отведенное поле, то такой предмет необходимо разбить на две ячейки (в файле “import.xls”). Во второй строке колонки с «дополнительными сведениями» не заполняются.

3. Начиная с третьей строки, указываются данные выпускников. В поле «День рождения», если день состоит из одной цифры, например, «5», указывать ведущий «ноль» не обязательно – программа при импорте подставит его автоматически. «Месяц рождения» указывается в родительном падеже.

3.1. В ячейках с оценками указываются только цифры без расшифровок «отл., хор. и т.д.». Если вы разбивали название предмета на две ячейки, то в одной из ячеек указывается оценка, а во второй – пробел. Если пробел не поставить, то та часть предмета, у которой не поставили пробел, не будет напечатана в аттестате.

Если какой-либо предмет отсутствует у того или иного ученика, но присутствует у другого, то оставьте ячейку пустой у того выпускника, кто данный предмет не изучал – данный предмет в аттестате напечатан не будет.

3.2. В ячейках «Дополнительные сведения» указываются (перечисляются) наименования учебных курсов, предметов, дисциплин, изученных выпускником в объеме менее 64 часов за два учебных года, в том числе в рамках платных дополнительных образовательных услуг, оказываемых образовательным учреждением. Обращаем ваше внимание на то, что с дополнительными сведениями могут возникнуть проблемы, т.к. значение каждой ячейки будет напечатано на каждой строке «дополнительных сведений» в аттестате, поэтому длину набираемого текста каждой ячейки нужно подбирать экспериментально. Проще это сделать в самом интерфейсе программы ИвАттестат при добавлении выпускника (меню «База данных – Список выпускников – Добавить – Заполнить дополнительные сведения») и после этого скопировать полученные фразы в ячейки файла “import.xls”.

Также есть одно ограничение при заполнении «дополнительных сведений» - не используйте символ «;» (точка с запятой) при перечислении предметов, т.к. точка с запятой является разделителем при формировании файла формата CSV.

4. После того, как файл “import.xls” будет сформирован, необходимо:

а) если вы используете программу Microsoft Office Excel, выбрать пункт «Сохранить как...», в поле «Тип файла» в списке выбрать «CSV (разделители - запятые)», в поле «Имя файла» указать необходимое имя для сохранения и нажать на «Сохранить»;

б) если вы используете программу OpenOffice Calc, выбрать пункт «Сохранить файл...», в поле «Тип файла» в списке выбрать «Текст CSV (.csv)», в поле «Имя файла» указать необходимое имя для сохранения и нажать на «Сохранить».

После этого для импорта данных в меню «Файл» программы «ИвАттестат» выберите пункт «Импорт учеников, предметов и оценок из файла CSV...», где необходимо выбрать только что сформированный файл формата CSV.

Перед формированием электронной книги сохраните базу учеников с помощью меню «Файл  Сохранить». Так нужно проделать со всеми классами.

В меню «Книга учета» выберите пункт «Книга учета и записи выданных аттестатов». Последовательно откройте все сохраненные классы данного учебного года с помощью кнопки «Импортировать учащихся из сохраненной базы…». В таблице правее кнопки «Импортировать учащихся из сохраненной базы…» напротив каждого файла укажите название класса, ФИО классного руководителя, номер приказа о выдаче аттестатов, дату приказа о выдаче аттестатов. Если файл с какой-либо базой открыт ошибочно, то выделите его в таблице и нажмите на кнопку «Удалить выбранную строку».

После того, как открыты все файлы баз (классов), нажмите на кнопку «Сформировать книгу». Откроется окно, в котором укажите нужный порядок учебных предметов. Именно в этом порядке они будут отображаться в книге.