Создание новой базы данных

Access

При первом запуске программы Access или закрытии базы данных без выхода из Access отображается окно Приступая к работе с Microsoft Office Access.

Это отправной пункт, из которого можно создать новые базы данных, открыть существующую базу данных или ознакомиться с информацией на веб-узле Microsoft Office Online.

Создание базы данных с помощью шаблона

1.Если база данных открыта, нажмите кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку Закрыть базу данных, чтобы отобразить страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access.

2.В средней части страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access отобразится несколько шаблонов. Щелкните ссылки в области Категории шаблонов, чтобы отобразить другие шаблоны. Кроме того, дополнительные шаблоны можно загрузить с веб-узла Office Online. Для получения дополнительных сведений см. далее этот раздел.

3.Выберите шаблон, который необходимо использовать.

4.В поле Имя файла предлагается имя файла для базы данных. Его можно заменить на любое другое имя. Чтобы сохранить эту базу данных в другой папке, отличной от отображаемой под полем имени файла, нажмите кнопку, перейдите к папке, в которой необходимо сохранить базу данных, и нажмите кнопку ОК. При необходимости можно связать созданную базу данных с узлом Windows SharePoint Services 3.0.

5.Нажмите кнопку Создать (или Загрузить— для загрузки шаблона Office Online).

Приложение Access создаст или загрузит, а затем откроет базу данных. Отображается форма, в которой можно начать ввод данных. Если шаблон содержит примеры данных, можно удалить каждую из записей, щелкнув область выделения записи (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив следующие действия.

На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Удалить.

6.Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Используйте область переходов для перехода к другим необходимым формам или отчетам.

Создание пустой базы данных

1.На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выберите команду Новая база данных.

2.В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла. Если имя файла указано без расширения, расширение будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Открыть (рядом с полем Имя файла), перейдите к нужной папке и нажмите кнопку ОК.

3.Нажмите кнопку Создать.

Приложение Access создаст базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме таблицы. Курсор находится в первой пустой ячейке столбца Добавить поле.

4.Чтобы добавить данные, начните их вводить или вставьте данные из другого источника.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

1.На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

2.На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Новое поле.

3.Чтобы добавить данные, начните их вводить в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого источника.

4.Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.

5.Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.

Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.

1.На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц

2.Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

Примечание: Если столбцы Имя поля и Тип данных не отображаются, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, в области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Режим конструктора. Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.

3.При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Это описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.

4.Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить или нажмите сочетание клавиш CTRL+S.

5.Чтобы добавить данные, переключитесь в режим таблицы начните их вводить, щелкнув первую пустую ячейку. Данные также можно вставить из другого источника.

Создание запроса на создание таблицы

При создании запроса на создание таблицы сначала создается запрос на выборку, а затем он преобразуется в запрос на создание таблицы. В запросе на выборку можно использовать вычисляемые поля и выражения, чтобы он возвращал нужные данные. Следующие действия описывают создание и преобразование запроса. Если нужный запрос на выборку уже создан, перейдите сразу к инструкциям по преобразованию запроса на выборку или по выполнению запроса на создание таблицы.

Включение содержимого базы данных

Примечание. Выполните следующие действия только в том случае, если база данных не находится в надежном расположении и не подписана. Каждый раз при открытии такой базы данных отображается панель сообщений.

1.На панели сообщений нажмите кнопку Параметры.

2.В диалоговом окне Параметры безопасности Microsoft Office выберите параметр Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК.

Если панель сообщений не отображается

На вкладке Работа с базами данных в группе Отображение выберите параметр Панель сообщений.

Создание запроса на выборку

Примечание. Если запрос на выборку, возвращающий нужные данные, уже создан, перейдите к следующему шагу.

1.На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.

2.В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицы, из которых нужно получить данные. Каждая таблица отображается в окне в верхней части конструктора запросов. Нажмите кнопку Закрыть, когда закончите добавление таблиц.

3. В каждой таблице дважды щелкните поля, которые нужно использовать в запросе. Каждое поле появляется в пустой ячейке в строке Поле бланка запроса. На рисунке показан бланк с несколькими добавленными полями.

4.

5.При необходимости добавьте выражения в строку Поле.

6.Можно также добавить любые условия отбора в строку Условия отбора бланка запроса.

7.Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить.

8.При необходимости можно изменять поля, выражения или условия отбора и повторно выполнять запрос, пока он не будет возвращать данные, которые нужно поместить в новую таблицу.

Преобразование запроса на выборку

1. 
   Откройте запрос на выборку в режиме конструктора или перейдите в режим конструктора одним из следующих способов.
   
   • 
     Если запрос открыт в режиме таблицы, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа запроса и выберите команду Конструктор.
     
   • 
     Если запрос закрыт, в области переходов щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите в контекстном меню команду Конструктор.
     
2. 
   На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Создание таблицы.
   

3. 
   В поле Имя таблицы введите имя новой таблицы.
   

Щелкните кнопку раскрытия списка и выберите имя существующей таблицы.

4. 
   Выполните одно из следующих действий.
   
   • 
     Поместите новую таблицу в текущую базу данных.    
     
     1. 
        Выберите параметр Текущая база данных, если он еще не выбран, и нажмите кнопку ОК.
        
     2. 
        Нажмите кнопку Выполнить, а затем нажмите кнопку Да для подтверждения операции.
        

• 
  Поместите новую таблицу в другую базу данных.    
  

1. 
   Выберите параметр В другой базе данных.
   
2. 
   В поле Имя файла введите расположение и имя файла другой базы данных.
   

Нажмите кнопку Обзор и в новом диалоговом окне Создание таблицы укажите расположение другой базы данных и нажмите кнопку ОК.

3. 
   Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первое диалоговое окно Создание таблицы.
   
4. 
   Нажмите кнопку Выполнить, а затем нажмите кнопку Да для подтверждения операции.