Справочник административный отдел Киев, 2007




страница1/9
Дата12.09.2016
Размер0.78 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9


ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И СОПРОВОЖДЕНИЯ ПРОЕКТОВ УНТЦ СПРАВОЧНИК

Административный отдел

Киев, 2007

Содержание


1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4

2 ПОДАЧА НА ФИНАНСИРОВАНИЕ РЕГУЛЯРНОГО ПРОЕКТА УНТЦ 4

3 ФИНАНСИРОВАНИЕ ПРОЕКТА 4

4 СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТНЫХ ТАБЛИЦ ПРОЕКТА 5

5 ЗАКУПКА ОБОРУДОВАНИЯ, МАТЕРИАЛОВ И УСЛУГ 5

6 перераспределение средств 6

7 Текущие расходы 6

8 ОПЛАТА СЧЕТОВ И ЗАЯВОК НА НАЛИЧНЫЕ. БАЛАНС 7

9 Порядок ПОЛУЧЕНИЯ ТОВАРА И ОТЧЕТНОСТЬ 7

10 ПОрядок ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОК 8

11 АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОБОРУДОВАНИЯ И НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ 8

12 ГРАНТы на ДЕЛОВЫе ПОЕЗДки 9

13 ПОРЯДОК ТАМОЖЕННОГО ОФОРМЛЕНИЯ 9

14 ПАТЕНТНАЯ ПРОГРАММА 10

15 КОНТАКТЫ 10

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Образец Справочника кодов 11

Приложение 2. образец письма ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЯ средств 12

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Образец Certificate of Small Work 14

ПРИЛОЖение 4. образец письма-запроса на наличные 15

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. ОБРАЗЕЦ Expense Report 16

ПРИЛОЖЕНИЕ 6. ОБРАЗЕЦ PETTY Cash Report 20

ПРИЛОЖЕНИЕ 7. ФОРМА ЗАЯВКИ НА КОМАНДИРОВКУ 22

Приложение 8. схемы оформления импортных и экспортных грузов 24

ПРИЛОЖЕНИЕ 9. СПРАВОЧНИК ПЕРСОНАЛА УНТЦ 25




1ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


Настоящий справочник содержит подробную информацию для руководителей и участников проектов УНТЦ о процедурах и правилах установленным в УНТЦ, в частности информацию о подготовке контрактного соглашения, о порядке закупок и отчетности, о программах деловых поездок и патентования, а также приведены примеры отчетных и заявочных документов. По возможности информация сопровождается ссылками на соответствующие документы веб-сайта УНТЦ.

2ПОДАЧА НА ФИНАНСИРОВАНИЕ РЕГУЛЯРНОГО ПРОЕКТА УНТЦ


Процесс подачи проекта на финансирование состоит из трех основных этапов: подача короткой формы заявления, полной формы предложения и проектного соглашения. Более подробную информацию на английском языке вы можете получить на Интернет-страничке УНТЦ http://www.stcu.int/wedo/Grants/.

Для того чтобы подать и зарегистрировать заявку на финансирование необходимо


загрузить специальное программное обеспечение с Интернет-странички УНТЦ http://www.stcu.int/documents/projects/STCUPS/. Там же можно ознакомится с Руководством пользователя проектным программным обеспечением STCU Project Software User’s Guide (EN) или (RU) и с дополнительными документами Supplemental Documents, которые могут быть вам полезны для успешной подачи проекта на финансирование. Всю эту работу должен выполнять руководитель проекта с помощью ведущего специалиста или регионального представителя УНТЦ.

После принятия вашего проекта на регистрацию, начинается подготовка полной формы предложения для получения правительственного разрешения страны проекта на публикацию материалов проекта. В случае получения правительственного разрешения, данные заявки экспортируются из программы STCUPS в базу данных проектов УНТЦ. Назначается ведущий специалист проекта, который изучает предложение и пишет заключение с оценкой того, соблюдены или нет требования и цели УНТЦ. Далее проект просматривает заместитель Исполнительного директора, затем Исполнительный директор УНТЦ. В заключение предложение выдвигается для прохождения Западной экспертизы.

Официальные лица Административного Совета от каждой Финансирующей стороны встречаются два раза в год для того, чтобы утвердить списки отобранных проектов.

Список одобренных и отклоненных проектов публикуется на сайте УНТЦ (http://www.stcu.int/cis/activepr/prdistribution).

Некоторые проекты переносятся на следующий Административный Совет, так как Экспертиза Финансирующих сторон не была закончена вовремя.

После утверждения полной формы предложения Финансирующими сторонами Административный Совет принимает решение о финансировании проекта.


3ФИНАНСИРОВАНИЕ ПРОЕКТА


После того, как проект получил финансирование, руководитель проекта готовит проектное соглашение. Для подготовки проектного соглашения используйте программу STCUPS, доступную на Интернет-страничке, http://www.stcu.int/stcups/docs/ УНТЦ. Программа STCUPS периодически обновляется, поэтому перед подачей окончательного варианта проектного соглашения убедитесь в том, что он выполнен с использованием текущей версии STCUPS.

Руководитель проекта разрабатывает проектное соглашение и рабочий план.

В связи с тем, финансирование всех новых проектов утверждается в режиме реального времени в электронном виде (on-line approval system), перед тем, как выставить проект на утверждение направить его ведущему специалисту. Ведущий специалист проекта изучает рабочий план и делится своими замечаниями и предложениями с руководителем проекта. Затем ведущий специалист проекта направляет бюджет проекта в электронном виде на утверждение.

Каждое подразделение УНТЦ (финансовый отдел, административный отдел, заместители Исполнительного директора) проверяют рабочий план и бюджетные таблицы проекта на соответствие правилам УНТЦ.

После решения всех спорных моментов, руководитель проекта и директор каждого института-участника подписывают финальную версию согласованного рабочего плана.

Для каждого проекта назначается финансист и специалист по закупкам.

УНТЦ посылает проектное соглашение/рабочий план Финансирующей стороне на экспертизу. В случае одобрения рабочего плана Финансирующая сторона уведомляет об этом УНТЦ. Ведущий специалист проекта согласует возможную дату начала проекта с руководителем проекта. Исполнительный директор УНТЦ подписывает рабочий план, и проект начинает свою работу.

4СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТНЫХ ТАБЛИЦ ПРОЕКТА


Составление бюджетных таблиц происходит в период согласования рабочего плана перед его подписанием.

При составлении бюджетных таблиц проектного соглашения необходимо обратить внимание на следующие правила:



  • Формы таблиц «Оборудование», «Материалы», «Другие прямые расходы» и «Командировки» содержат стандартные категории, согласно которым распределяются затраты по проекту.

  • Каждая строка в таблице «Оборудование» должна содержать только одну единицу отдельно функционирующего оборудования.

Все закупки для проектов осуществляются за счет средств, выделенных УНТЦ. После уведомления о начале проекта, финансист и специалист по закупкам проекта вводят его в финансовую систему УНТЦ. После ввода проекта в систему специалист по закупкам проекта высылает руководителю проекта и руководителям организаций-участников справочник, содержащий коды по проекту (коды участников проекта, коды институтов и коды оборудования). Указанные в справочнике коды необходимо использовать в соответствующих документах, которые будут направляться в УНТЦ. Образец справочника с кодами находится в Приложении 1
  1   2   3   4   5   6   7   8   9


База данных защищена авторским правом ©infoeto.ru 2016
обратиться к администрации
Как написать курсовую работу | Как написать хороший реферат
    Главная страница