Справочник административный отдел Киев, 2007




страница2/9
Дата12.09.2016
Размер0.78 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

5ЗАКУПКА ОБОРУДОВАНИЯ, МАТЕРИАЛОВ И УСЛУГ


После того как руководитель проекта получит справочник с кодами, он может начинать закупку оборудования и материалов согласно утвержденному плану. Для того чтобы начать закупку руководитель проекта или уполномоченное им ответственное лицо находит поставщика конкретного оборудования или материалов и обращается к нему. Чтобы закупить оборудование или материалы необходимо получить у поставщика счет и направить его в административный отдел специалисту по закупкам. Счета можно подавать в УНТЦ по почте, факсу или электронной почте. Для проектов из Азербайджана счета могут предоставляться на оплату в национальной валюте и в твердой валюте. Для проектов из Узбекистана и Грузии счета предоставляются на оплату только в твердой валюте. Если счет выписан на языке страны-участницы проекта, то необходимо предоставлять перевод на русском или английском языке.

При закупке работ или услуг по таблице «Другие прямые расходы» УНТЦ не требует заключения договоров там, где стоимость приобретаемых работ или услуг не превышает

10 000 долларов США, и такие работы и услуги оплачиваются по счету. Если на заключении договора настаивает поставщик, проект такого договора направляется специалисту по закупкам на рассмотрение и утверждение.

Все договора заключаются от имени УНТЦ и подписываются начальником административного отдела. После того как договор подписан, поставщик направляет счет на оплату услуг или работ согласно подписанному договору.

Более подробную информацию о порядке закупок вы можете получить в Инструкции по осуществлению закупок, которая находится на Интернет-страничке УНТЦ http://www.stcu.int/documents/projects/, ссылки «Procurement Manual in Navision...» На этой страничке находятся ссылки на Инструкции для разных стран-участниц проекта. Для ознакомления с Инструкцией выбрать следует соответствующую ссылку. Например, если в проекте участвуют две организации, при этом одна из них находится в Украине, а вторая – в Азербайджане, то для украинской части проекта необходимо пользоваться ссылкой Procurement Manual in Navision (Ukraine), а для азербайджанской части проекта пользоваться ссылкой Procurement Manual for Azerbaijan in Navision(Russian)

6перераспределение средств


В случае возникновения необходимости внесения корректировок в утвержденный бюджет проекта корректировок руководителем проекта готовится и подается письмо перераспределения средств. Образец письма перераспределения средств находится в Приложении 2 данного справочника и на Интернет-страничке УНТЦ http://www.stcu.int/documents/projects/ по ссылке «Redirection in Navision» на английском, русском и украинском языках. В образце письма перечислены возможные случаи необходимости корректировки бюджета, приведен пример письма перераспределения средств, а также даны детальные инструкции по его подготовке.

При помощи письма перераспределения можно перераспределить средства между организациями-участниками проекта, рабочее время среди участников проекта, заменить персонал. Необходимость перераспределений должна быть четко изложена и обоснована в письме.


7Текущие расходы


Для покрытия текущих расходов, запланированных таблицами бюджета 5 «Материалы» и

6 «Другие прямые расходы» могут использоваться наличные, которые перечисляются в сумме эквивалентной не более 300 долларов США на счет руководителя проекта или одного из участников проекта один раз в квартал для каждой организации-участника проекта. Данную сумму можно использовать для приобретения мелких расходных материалов и на одноразовые работы. В случае производственной необходимости при выполнении работ по проекту можно оплачивать использование личного транспорта как одноразовую работу. Порядок оплаты личного транспорта приведена на Интернет-страничке УНТЦ http://www.stcu.int/documents/projects/sop/sop05.php в разделе Project Participants Travel.

При выполнении одноразовых работ руководитель проекта заполняет соответствующую форму и подтверждает выполнение работ своей подписью.

Информация о процедуре одноразовых работ приведена на Интернет-страничке УНТЦ

http://www.stcu.int/documents/projects/Project_Agreement_Financial_Forms_in_Navision по ссылкам Financial Manual for Project Manager (Russian).doc и Certificate of Small Work Payments.xls. Образец Certificate of Small Work приведен в Приложении 3 данного справочника. Заполненный сертификат вместе с финансовым отчетом подается финансисту проекта в конце каждого квартала. Сумма на текущие расходы не является накопительной, т.е. если она не была получена в текущем квартале, то в следующем квартале нельзя получить более эквивалента 300 долларов США. Запрос на перечисление данных средств подается в форме письма, образец которого приведен в Приложении 4 данного Справочника. Письмам должен присваиваться порядковый номер. Следующую сумму эквивалентную 300 долларам США можно заказать, только отчитавшись за наличные полученные ранее.

8ОПЛАТА СЧЕТОВ И ЗАЯВОК НА НАЛИЧНЫЕ. БАЛАНС


Оформлением заявок на наличные и счетов на оплату занимается специалист по закупкам проекта. Счета, направляются в административный отдел почтой, факсом или электронной почтой на имя назначенного специалиста по закупкам. Специалист по закупкам оформляет расходный ордер согласно представленному счету и направляет его на утверждение начальнику административного отдела и главному финансисту. После того, как расходный ордер утвержден, специалист по закупкам оформляет платежное поручение и уведомляет финансиста по платежам о том, что счет готов к оплате. Финансист по платежам осуществляет оплату счетов через электронную систему.

Оплата счетов, заявок на наличные, командировки и гранты для проектов, которые находятся в Украине, Грузии и Узбекистане осуществляются путем отправки платежных поручений электронной почтой в соответствующие банки. Банки осуществляют платежи путем перечисления средств согласно платежным поручениям и отправляют по электронной почте финансисту по платежам информацию о перечислении средств. Информация о перечислении средств Грузинским банком поступает один раз в месяц. Оплата счетов осуществляется в течение 5-ти банковских дней. Информацию об оплате (баланс) можно получить не раньше чем через 3 банковских дня для Украины и через 5 банковских дней для Грузии и Узбекистана со дня подачи счета на оплату.

Для проектов, которые находятся в Азербайджане оплата счетов, заявок на наличные, командировки и гранты осуществляется путем утверждения списка платежных поручений главным финансистом и отправки этого списка по факсу в азербайджанский банк. Азербайджанский банк осуществляет перечисление средств согласно полученному списку. Оплата счетов осуществляется в течение 10-ти банковских дней. В конце каждого месяца азербайджанский банк направляет финансисту по платежам отчет о перечислении средств. Информацию об оплате (баланс) можно получить не раньше чем через 5 банковских дней со дня подачи счета на оплату.

Если в платежных поручениях допущены ошибки или указана неверная информация, банки сообщают об этом финансисту по платежам. В зависимости от того, какого рода допущена ошибка, финансист по платежам вносит исправления сам или уведомляет ответственных финансиста и/или специалиста по закупкам о вводе неверной информации. В свою очередь финансист и/или специалист по закупкам вносят исправления или запрашивают у руководителя проекта правильную информацию.

Существует 2 способа получения информации об оплате:


  1. Обратиться к Поставщику.

  2. Посмотреть баланс на веб-сайте УНТЦ. Для доступа к этой функции руководитель проекта должен получил пароль, который рассылается автоматически.

После получения пароля необходимо зайти на Интернет-страничку УНТЦ http://www.stcu.int в правой колонке нажать на ссылку For STCU and Funding Parties и на страничке авторизации ввести имя, фамилию и пароль. На открывшейся странице слева выбрать Expense Report по своему проекту.

В Excel файле в колонке Paid Amount указана оплаченная сумма, в колонке Payable Amount указана неоплаченная сумма, в колонке Payment Date указана дата оплаты.

Более полное описание этого файла вы можете найти на Интернет-страничке УНТЦ

Project Expenses Manual

Образец Expense Report приведен в Приложении 5 данного справочника


1   2   3   4   5   6   7   8   9


База данных защищена авторским правом ©infoeto.ru 2016
обратиться к администрации
Как написать курсовую работу | Как написать хороший реферат
    Главная страница