Справочник административный отдел Киев, 2007




страница3/9
Дата12.09.2016
Размер0.78 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

9Порядок ПОЛУЧЕНИЯ ТОВАРА И ОТЧЕТНОСТЬ


После получения информации об оплате счета, руководитель проекта или уполномоченное им ответственное лицо обращается с заявкой на выписку Доверенности на получение товара.

Для проектов, находящихся в Киеве, заявка на Доверенность направляется по электронной почте на имя секретаря административного отдела. Для всех остальных проектов заявка отправляется на имя региональных представителей УНТЦ.

В заявке должна быть указана следующая информация: номер проекта, название поставщика, номер и дата счета и список приобретаемых товаров. Эту информацию можно заменить отсканированной копией счета. Кроме того необходимо указать паспортные данные лица, получающего товар. Доверенность действительна в течение 10-ти календарных дней с дня выписки.

Поставщик отпускает товар на основании Доверенности и выдает товарную накладную. Оригиналы товарных накладных за оплаченные счета и акты приемки работ по Договорам передаются специалисту по закупкам проекта.

Отчет за использование наличных средств (в виде кассовых и товарных чеков, актов выполненных работ, кассовых ордеров и т.д.) подается руководителем проекта в УНТЦ финансисту проекта вместе с финансовым отчетом в конце квартала.

Подробная информация об отчетах приведена на Интернет-страничке УНТЦ



http://www.stcu.int/documents/projects/Project_Agreement_Financial_Forms_in_Navision по ссылкам Financial Manual for Project Manager (Russian).doc и Cash Report International.xls.

Образец Cash Report приведен в Приложении 6 данного Cправочника.


10ПОрядок ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОК


Оформление запланированной командировки начинается с оформления и подачи заявки на командировку. Заявка на командировку подается за 1 месяц до начала зарубежной командировки и за 2 недели до начала командировки внутри страны.

Для узбекских проектов заявка на командировку подается за 2 и более месяцев.

Заполненная форма заявки подписанная руководителем проекта направляется на утверждение ведущему специалисту проекта. Ведущий специалист проекта утверждает заявку на командировку и направляет ее координатору по командировкам на оформление. После того как командировка оформлена сумма заявленная в заявке перечисляется на личный счет лица, подавшего заявку. В случае если необходимо перевести деньги за участие в конференции и оплатить регистрационный взнос к заявке прилагается счет. Деньги согласно счету перечисляются на указанные банковские реквизиты. Для этого заполняется форма с указанием Travel Request Form Transfer. При заполнении заявки необходимо обратить особое внимание на следующие графы: в графе 2. Project No/Org.code необходимо указать номер проекта и код организации, в графе 3b.Resource Code необходимо указать личный код лица, подавшего заявку.

При необходимости для зарубежных поездок оформляется письмо от УНТЦ для предоставления в посольство. В тексте письма сообщается о финансовой поддержке проекта. Если есть необходимость в получении письма поддержки необходимо указать об этом в заявке на командировку в графе 11. Готовое письмо можно получить у секретаря приемной УНТЦ.

Формы заполнения заявок на командировки находятся на Интернет-страничке УНТЦ http://www.stcu.int/documents/projects/ по ссылкам Travel Request Form Regular in Navision, Travel Request Form Transfer in Navision

Образцы заявок на командировки приведены в Приложении 7 данного Справочника


11АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОБОРУДОВАНИЯ И НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ


Оборудование, которое приобретает проект может находится и содержаться организациями-участниками в течении всего периода действия проекта. Для того чтобы оборудование было включено в баланс организации-участницы проекта необходимо заполнить акт приема-передачи оборудования. В случае покупки оборудования в отчетном квартале необходимо запросить форму акта приема-передачи оборудования у финансиста проекта. В акте уже будут заполнены поля № п/п, STCU ID #, Название, Инвойс, Дата оплаты, Цена в национальной валюте, Цена $ или Евро. Необходимо будет в течении месяца подписать акт у директора организации-участницы и после этого передать подписанный акт финансисту проекта. STCU ID # нужно переписать на соответствующее оборудование.

УНТЦ оплачивает организациям-участницам проекта накладные расходы, которые не могут превышать 10 процентов от суммы прямых затрат каждой организации-участницы.

Письмо для перечисления накладных расходов по проекту с реквизитами банковского счета организации-участницы за подписью директора или замдиректора организации подается вместе с отчетом за первый квартал финансисту проекта. Если банковские реквизиты организации изменились, то надо принести финансисту проекта новое письмо с новыми реквизитами. Правила передачи оборудования и оплаты накладных расходов описаны в статьях 4 и 5 Проектного Соглашения.

12ГРАНТы на ДЕЛОВЫе ПОЕЗДки


Одним из дополнительных видов финансирования, предоставляемого УНТЦ с целью создания условий для самостоятельной и стабильной деятельности ученых ранее занятых в ВПК, которые в настоящий момент проводят свои исследования в мирных научных целях, является Грантовая программа деловых поездок УНТЦ. Эта программа служит для финансирования деловых командировок научных работников из стран-получателей поддержки УНТЦ в исследовательские и промышленные организации, расположенные на территории стран-доноров, способствуя созданию устойчивых партнерских отношений.

 Гранты для деловых поездок выделяются на конкурсной основе исходя из некоторых критериев отбора:

1. Получатель гранта должен иметь зарегистрированный (но не активный) проект в УНТЦ.

2. Необходим опыт работы в ВПК.

3. Получение гранта зависит от цели командировки.

С 2005 года критерий CON (поездки на конференции) был снят, поэтому для получения гранта нужно предоставить документы, свидетельствующие о заблаговременно запланированных рабочих встречах с коллабораторами на базе научных институтов, партнерами или представителями промышленных компаний.

Необходимо приложить план поездки и план мероприятий, утвержденный приглашающей стороной.

 Успех в получении гранта зависит от качества предоставленных документов и цели командировки.

Анкеты принимаются за 3 - 6 месяцев до планируемой командировки.

 Информация о грантовой программе деловых поездок приведена на Интернет-страничке УНТЦ по ссылке: http://www.stcu.int/wedo/conftraintravel/descriptiontg/


1   2   3   4   5   6   7   8   9


База данных защищена авторским правом ©infoeto.ru 2016
обратиться к администрации
Как написать курсовую работу | Как написать хороший реферат
    Главная страница