Справочник административный отдел Киев, 2007




страница5/9
Дата12.09.2016
Размер0.78 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Приложение 2. образец письма ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЯ средств


УНТЦ ПРОЕКТ 0000 – ПИСЬМО ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЕ СРЕДСТВ L00

    < Введите название проекта >




Руководитель: < Введите полностью фамилию, имя и отчество руководителя проекта, его научную степень >

Телефон: < код, номер >, Факс: < код, номер >, E-mail: <адрес>

Организации: < Введите названия >

Финансирующие стороны: <Введите страны>

Дата начала проекта: <00.00.0000>

Длительность проекта: <0> лет

Квартал: <00>

Дата подачи: <введите дату>



При начальной работе с этим файлом, в колонтитуле документа замените 0000 на номер Вашего проекта, и 00 на порядковый номер письма



Согласно Статье 2.2 Приложения 2 Соглашения, в случае возникновения необходимости коррекции номенклатуры расходов, которая утверждена Приложением 1, на предложенные вами изменения необходимо получить предварительное разрешение УНТЦ. В письме перераспределении средств необходимо осветить проблему, предложить пути ее решения, и обосновать техническую разумность замен с точки зрения успешного выполнения проекта. При этом вместе с текстовым пояснением необходимо отобразить фактическое перераспределение средств между позициями определенной таблицы, или между разными таблицами 3– 8 Annex1.xls, в таблице Redirection, ниже, которая заполняется только на английском языке.

  1. Корректировка участия персонала – опишите обстоятельства, которые привели к замене участника проекта, опишите опыт работы, публикации, и т.д. нового участника, опишите, чем он будет заниматься в проекте, и укажите его дневную ставку, процент и код участия в проекте. Добавьте анкету предыдущего опыта работы нового исполнителя в сфере вооружения, который может быть сравнен с опытом участника, которого он замещает, и таблицу New-men.xls. Для изменения дневной ставки участника необходимо к письму с пояснением приложить копии соответствующих документов о его профессиональном росте (полученный диплом кандидата наук, и т.д.), при условии, что такое изменение будет иметь место с начала квартала.

  2. В номенклатуре товаров, услуг, командировок и других прямых расходах:

    • Введение новых, ранее незапланированных позиций;

    • Повышение (более эквивалента 50 долларов США) стоимости утвержденных позиций;

    • Использование средств, запланированных на кварталы, которые не подходят под формулу: неиспользованные средства за прошлые кварталы + текущий квартал + квартал, следующий за текущим.

Такая корректировка должна быть обоснована со ссылкой на соответствующие технические обстоятельства, при условии, что перераспределение средств не повлечет значительных изменений в объемах работ или в содержании проекта. Объясните, как вы планируете компенсировать расходы на новые товары или услуги (экономия за счет приобретения более дешевых товаров, отказ от запланированных товаров (на каком основании), замена командировки и т.д.).

До утверждения и подписания письма перераспределения средств необходимо направить письмо на проверку ответственному за проект специалисту по закупкам.

После проверки письма перераспределения средств, письмо направляется на утверждение ведущему специалисту проекта. Ведущий специалист проекта утверждает и подписывает письмо и направляет его по инстанциям.

Порядок утверждения и подписания письма перераспределения средств следующий:

50 USD – 500 USD - Ведущий специалист проекта;

500 USD – 2500 USD - Заместитель Исполнительного Директора;

более 2500 USD - Исполнительный Директор.

После того, как письмо утверждено и подписано оно направляется в административный отдел ответственному за проект специалисту по закупкам.

Табличка заполняется следующим образом:

Letter number

Category

Task code

Code, Description

Quarter

Original budgeted total line amount

Revised total amount (based on all previous redirections)

Amount of changes according to redirection LХХ

Changed total amount

Changed total days (if Grants)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

LХХ

Resource

I293

2135 Hasanov A

Q2

500

500

+25

525




LХХ

G/L Account


I293

5205 5.2

Reagents



Q3

25

50

+25

75




LХХ

Item

I293

Printer

Q2

0

0

+250

250




Total added :

+300







LХХ

Item

I293

335455 Computer

Q2

1000

1000

-300

700




Total deducted:

-300







Control amount

0







Письмо готовится в валюте проекта.

  1. Номер письма.

  2. Категория (Resource – персонал, Item - оборудование, G/L Account - материалы, другие прямые расходы, командировки)

  3. Код организации-участника

  4. Код, описание

  5. Номер квартала

  6. Сумма по строке бюджета ,импортированного из STCUPS;

  7. Сумма по строке бюджета, скорректированная по предыдущим письмам-перераспределениям (берется за основу для расчетов при оформлении данного письма);

  8. Сумма изменений строки бюджета по данному письму (всегда должна быть равна нулю);

  9. Сумма по строке бюджета, скорректированная по данному письму (берется за основу для расчетов при оформлении следующего письма)

  10. Измененное количество дней (если гранты)

    При подаче письма посредством электронной почты в виде прикрепленного файла, оригинальная подпись руководителя проекта может быть отсканирована и приложена к тексту письма в виде небольшой картинки.



    Подпись:




    Подпись:










    Руководитель проекта




    Заместитель Исполнительного директора УНТЦ










    Подпись:




    Подпись:










    Координатор проекта




    Исполнительный директор УНТЦ



Back
1   2   3   4   5   6   7   8   9


База данных защищена авторским правом ©infoeto.ru 2016
обратиться к администрации
Как написать курсовую работу | Как написать хороший реферат
    Главная страница