Занятие №1 Создание базовых таблиц и работа с ними

Упражнение 1. Телефонный справочник

Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, telephone).

На левой панели окна "База данных" сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). На правой - элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце "Имя поля" набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце ("Тип данных") указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Обратите внимание, что кнопка раскрывающегося списка с типами данных является скрытым элементом управления. Она появляется лишь только после выбора соответствующего поля бланка. Надо иметь в виду, что в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении программы рекомендуется специально "прощелкивать" пустые поля бланков в поисках скрытых элементов.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

Задайте структуру основной таблицы проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные в нашей базе - текстовые. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы.

Ключевое поле (первичный ключ) - это одно или несколько полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Значения в ключевых полях не должны повторяться. Ключевые поля используются для установления связей между таблицами.

Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне "База данных" появился новый элемент - только что созданная таблица "ТЕЛЕФОНЫ". Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др.

Создайте с помощью конструктора таблицу - словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице:

Откройте по очереди созданные таблицы и наполните их произвольным содержимым.

Примените приемы редактирования структуры таблиц – изменение свойств полей, приемы редактирования данных: задание маски ввода, задание свойств ключевых полей, первичная проверка вводимых данных, ввод в таблицы произвольных объектов, добавление OLE-объектов. Откройте справочную службу и кратко законспектируйте указанные выше возможности редактирования.

Контрольные вопросы:

1. 
   Для чего служит программа MS Access?
   
2. 
   Где хранятся базы данных? Что такое СУБД?
   
3. 
   Основные понятия баз данных.
   
4. 
   Логическая и физическая структура БД.
   
5. 
   Типы полей, какую информацию содержит таблица, в которой нет ни одной записи?
   
6. 
   Особенности полей типа «Счетчик» и «Мемо».
   
7. 
   Какое поле можно считать уникальным? Какое – ключевым?
   
8. 
   Первичный и вторичный ключи.
   

С помощью кнопки «Схема данных» или Сервис-Схема данных, откройте окно «Схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается окно «Добавление таблицы», на вкладке «Таблицы» выбираются таблицы, между которыми создаются связи.

Существует три типа связей: «один-к-одному» - каждая запись таблицы А не может быть связана более, чем с одной записью таблицы Б, «один-ко-многим» - одна запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б и «многие-ко-многим» - каждая запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б, а каждая запись в таблице Б может быть связана со многими записями в таблице А.

В окне «Схема данных» рассмотрите образовавшиеся связи, которые можно разрывать или редактировать с помощью контекстного меню.

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице "ТЕЛЕФОНЫ" вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы "КАТЕГОРИИ". Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля "Код_категории", а также задать параметры связей между таблицами.



Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ" в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля "Код_категории" и из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок". Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля.

Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):

- Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса

- Значения будут выбираться из таблицы "КАТЕГОРИИ"

- В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)

- Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца

- Оставить подпись "Код_категории" для подстановочного столбца

После нажатия кнопки "Готово" вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим. Все параметры, которые были заданы в процессе работы с мастером подстановок, доступны на вкладке "Подстановка" окна проектирования структуры таблицы. Откройте эту вкладку и посмотрите, какие параметры и соответствующие им значения были заданы. Посмотрите на содержимое этой вкладки для других полей. Если по каким-либо причинам вам надо из подстановочного поля сделать "обычное", то на вкладке "Подстановка" укажите "Тип элемента управления" - "Поле".

Закройте окно проектирования таблицы "ТЕЛЕФОНЫ".

Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Показано также окно добавления таблиц.

При первом обращении к окну "Схема данных" вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц. В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню "Связи > Добавить таблицу" или кнопку панели инструментов.

Добавьте в схему данных таблицы "ТЕЛЕФОНЫ" и "КАТЕГОРИИ". Закройте окно добавления таблиц.

В окне "Схема данных" отображаются окошки со списками полей выбранных таблиц. Связи между полями отображаются в виде линий. При необходимости, здесь же можно и создавать новые связи между полями. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре (или дав команду меню "Правка > Удалить"). Таким же образом удаляются и лишние таблицы из окна схемы данных.



Откройте окно "Изменение связей" для настраиваемой связи. Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню "Связи > Изменить связь".

Установите флажок "Обеспечение целостности данных".

Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку "ОК").

Включение флажка "Обеспечение целостности данных" позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных полей" обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками "1" и "бесконечность". Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь "один ко многим"). Сохраните макет схемы данных, дав команду меню "Файл > Сохранить" или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно "Схема данных".

Этап 2: Заполнение баз данных.

Примените приемы редактирования структуры таблиц – изменение свойств полей, приемы редактирования данных: задание маски ввода, задание свойств ключевых полей, первичная проверка вводимых данных, ввод в таблицы произвольных объектов, добавление OLE-объектов. Откройте справочную службу и кратко законспектируйте указанные выше возможности редактирования.

Все действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь.

Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы "КАТЕГОРИИ", так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы "ТЕЛЕФОНЫ".

После заполнения таблицы данными - закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

Обратите внимание, что данные в таблицах хранятся в неупорядоченном виде. Новые записи всегда добавляются в конец таблицы (пустая строка, помеченная звездочкой). Возможностей добавления записей между существующими записями не предусмотрено.

Удалить запись можно, выделив соответствующую строку таблицы и вызвав контекстное меню, либо через пункт меню "Правка > Удалить запись" или кнопку панели инструментов. Следует иметь в виду, что после удаления записи физически не удаляются из файлов базы данных, а лишь помечаются как удаленные и в процессе работы с базой не учитываются. Физическое удаление происходит лишь после выполнения команды меню "Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных".

1. 
   Этап проектирования БД.
   
2. 
   Заполнение, редактирование таблиц БД.
   
3. 
   Создание межтабличных связей.
   
4. 
   Какую базу называют реляционной?
   
5. 
   Возможности создания таблиц.
   

1. 
   Создание запроса на выборку
   

а) выбор базовых таблиц для запроса: открываем вкладку «Запросы» диалогового окна «База данных» и щелкаем кнопку «Создать»

б) в открывшемся диалоговом окне «Новый запрос» задаем ручной режим создания запроса выбором пункта «Конструктор»

Предположим, что для повседневной работы с телефонным справочником нам не требуется вся информация из базы данных. В частности, более удобным представляется вариант работы с таблицей, в которой представлено лишь три поля из таблицы "ТЕЛЕФОНЫ": Имя, Номер, Категория. Предоставим пользователю возможность работы с такой таблицей. Сделать это можно с помощью запросов.

Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строка "Поле", как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.

Перетащите поля "Имя", "Номер" и "Код_категории" в формируемую таблицу. Укажите также параметр "Сортировка" (по возрастанию) для поля "Код_категории". Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям. Сохраните составленный запрос (назовите, например, "Телефоны без адресов") и закройте бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, откройте его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне "База данных".

Составим теперь запрос, который из всего списка телефонного справочника показывает только телефоны друзей. Запустите создание запроса в режиме конструктора и заполните бланк запроса по образцу.

Как и в прошлом запросе, в бланк надо включить поля "Имя", "Номер" и "Код_категории". Однако, настройка свойств поля "Код_категории" теперь другая. Во-первых, добавьте условие отбора (укажите здесь "ДР" - код категории "Друзья"), а во-вторых, уберите флажок "Вывод на экран".

Сохраните запрос под именем "Телефоны друзей", закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса.

Вернитесь в режим конструктора запросов и попробуйте вернуть на место флажок "Вывод на экран" для поля "Код_категории". Как изменился результат выполнения запроса?

2. Запросы с параметром

Во многих случаях пользователю надо предоставить возможность выбора того, что он хочет найти в таблицах БД. Для этого существует специальный вид запроса с параметром. Он организуется с помощью специальной команды языка SQL – LIKE […]. В квадратных скобках указывается текст, обращенный к пользователю. Данную команду помещают в строке «Условие отбора» и в том поле, по которому производится выбор. После запуска запроса открывается диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести параметр.

Создайте запрос, позволяющий найти телефон по фамилии.

3. 
   Вычисления в запросах
   

а) для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчетах, а также, знаки математических операций, например:

Название нового поля: [Поле 1] Знак операции [Поле 2]

б) если формула длинная, нажимаем Shift+F2, открывается вспомогательное диалоговое окно «Область ввода», в котором вводится формула.

в) если включить отображение вычисляемого поля, результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице.

г) вычисляемое поле можно сделать полем сортировки.

3. 
   Итоговые запросы
   

а) итоговые запросы создают на основе бланка запроса по образцу, теперь в нем появляется дополнительная строка «Группировка». Для введения этой строки надо щелкнуть на кнопке «Групповые операции» на панели инструментов.

б) в тех полях, по которым производится группировка, надо установить функцию «Группировка»

в) в тех полях, по которым следует провести итоговые вычисления, надо в строке «Группировка» раскрыть список и выбрать одну из нескольких итоговых функций. (Например, для поля «Стоимость» - Sum, для «Шифр» - Count. В строке «Группировка» можно указать лишь одну итоговую функцию. А, если нужно найти и среднее, и сумму, и еще что-то – одно и то же поле можно включить в бланк запроса по образцу несколько раз.

5. Запросы на изменение

Специальная группа запросов, созданная для разработчиков БД. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся. Логика использования таких запросов состоит в следующем: с помощью стандартных запросов создается временная результирующая таблица, данные из этой таблицы используют для создания новых таблиц или изменения существующих.

Рассмотрим на примере запроса на создание таблицы:

а) создается запрос на выборку, в который входят все поля базовой таблицы плюс новое вычисляемое поле. После выполнения запроса, можно дать команду на создание новой базовой таблицы, равной результирующей. Эта команда находится в меню «Запрос» в режиме Конструктора.

б) в том же меню есть команды для создания запросов на обновление данных, на добавление записей или удаление. Все они относятся к запросам на изменение и работают аналогично.

Существуют еще перекрестные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц. И специфические запросы SQL – запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL.

1. 
   Для чего предназначены запросы?
   
2. 
   Запросы баз данных обращены к таблицам. Как называются таблицы, на базе которых основан запрос?
   
3. 
   Как называется таблица, полученная в результате работы запроса?
   
4. 
   Как называется категория запросов, предназначенная для выбора данных из таблиц баз данных?
   
5. 
   Как называется бланк, заполнением которого создается структура запроса?
   
6. 
   Как называется поле, данные в котором образуются в результате расчета с участием данных, содержащихся в других полях?
   
7. 
   Как называется категория запросов, выполняющих итоговые вычисления?
   
8. 
   Какие итоговые функции вы знаете?
   
9. 
   Как внести в бланк запроса по образцу строку для команды группировки?
   
10. 
    Как сделать несколько итоговых вычислений по одному полю?
    
11. 
    Как с помощью запроса провести сортировку записей в таблице по какому-либо полю?
    

Автоматизированные средства создания форм предоставляет Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна «База данных» щелчком на значке «Создание формы с помощью Мастера» на панели «Формы».

1. 
   На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму.
   
2. 
   На втором этапе выбирается внешний вид формы.
   
3. 
   На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.
   
4. 
   На последнем этапе выполняется сохранение формы. Здесь же можно включить переключатель «Изменить макет формы», который откроет созданную форму в режиме Конструктора, можно рассмотреть структуру формы.
   

Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка («Вид»-«Сетка», «Формат»-«Привязать к сетке»).

Для управления последовательностью перехода по полям формы служит диалоговое окно «Последовательность перехода», где представлен список элементов управления формы. Изменение порядка перехода выполняется перетаскиванием в два приема: 1. щелчок на кнопке маркера слева от названия выделяет элемент управления; 2. после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на новое место.

После открытия формы в окне «База данных», с ней можно работать. Проверку последовательности перехода выполняют клавишей Tab.

По формату они являются Web-документами, отличаются от остальных объектов БД тем, что имеют двойную природу: все объекты базы являются внутренними, они не могут быть выделены в виде отдельного файла, с ними работает лишь сама СУБД. Страница же представлена двумя объектами – внутренним и внешним – файлом в формате HTML, который и передается по сети.

1. Создадим форму, с помощью которой будет удобно вводить новые записи в телефонный справочник. Откройте окно "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Формы". Выберите создание формы с помощью мастера. Перед вами откроется диалоговое окно, в котором будет необходимо ответить на ряд вопросов. Укажите следующие параметры создаваемой формы (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):

• 
  Форма строится на основе таблицы "ТЕЛЕФОНЫ". В форму необходимо включить все поля таблицы.
  
• 
  Внешний вид формы - "в один столбец".
  
• 
  Требуемый стиль - по вашему усмотрению.
  
• 
  Имя формы - "Телефоны"
  

2. Создадим форму со списком телефонов друзей. Запустите мастер создания форм, укажите следующие параметры:

• 
  Форма строится на основе запроса "Телефоны друзей" (включить все поля).
  
• 
  Внешний вид формы - "ленточный".
  
• 
  Требуемый стиль - по вашему усмотрению.
  
• 
  Имя формы - "Телефоны друзей"
  

1. 
   Для чего предназначены формы?
   
2. 
   Какие методы создания форм вы знаете?
   
3. 
   Из чего состоят формы?
   
4. 
   Какие разделы форм вы знаете?
   
5. 
   Какие элементы управления форм вы знаете?
   
6. 
   При создании элемента управления формы рядом с ней автоматически образуется элемент управления – присоединенная надпись. Как оторвать эту надпись от элемента управления и поместить в другом месте?
   
7. 
   Как можно выровнять элементы управления формы, расположенные неаккуратно?
   
8. 
   Как называются элементы управления формы, позволяющие выбирать данные из заранее подготовленного списка?
   
9. 
   Можно ли использовать формы для вывода данных? Если да, то на какое устройство ЭВМ выполняется этот вывод?
   

Экспорт данных или объектов базы данных

Экспорт в файл Microsoft Access или Microsoft Excel

1. 
   В окне базы данных выводятся ярлыки для создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов, выберите имя объекта, который нужно экспортировать (Экспорт - вывод данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или файл другого формата для их использования в других базах данных, приложениях или программах), и выберите в меню Файл команду Экспорт.
   
2. 
   Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, где расположена база данных, в которую нужно экспортировать объект.
   
3. 
   Дважды щелкните значок базы данных, в которую экспортируется объект.
   
4. 
   В диалоговом окне Экспорт введите имя нового объекта (или используйте текущее имя). При экспорте таблицы выберите в диалоговом окне Экспорт переключатель, соответствующий требуемому виду экспорта — «структура и данные» или «только структура».
   

1. 
   В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Excel. Чтобы сохранить лишь выделенную область таблицы, откройте таблицу и выделите ее часть.
   
2. 
   В меню Сервис выберите команду Связи с Office, а затем команду Анализ в Microsoft Excel.
   

1. 
   В окне бывазы данных выберите имя таблицы, запроса, представления, которую нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт.
   
2. 
   В поле со списком Тип файла выберите Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *asc).
   
3. 
   Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет экспортирован объект.
   
4. 
   В поле Имя файла введите имя файла (или оставьте старое имя) и нажмите кнопку Экспорт.
   

1. 
   В окне базы данных выберите имя таблицы, формы или отчета, данные которых нужно сохранить и загрузить в Microsoft Word. Для сохранения только выделенной области таблицы откройте таблицу и выделите ее часть.
   
2. 
   Выберите в меню Сервис команду Связи с Office, а затем команду — Публикация в Microsoft Word.
   

Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов из базы данных или проекта можно экспортировать в другую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access.

Создадим список телефонов друзей в виде отчета. В окне "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Отчеты". Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета:

• 
  Отчет строится на базе запроса "Телефоны друзей". Необходимо выбрать все доступные поля.
  
• 
  Уровни группировки - не добавлять.
  
• 
  Порядок сортировки - по имени.
  
• 
  Макет для отчета - "табличный".
  
• 
  Стиль отчета - по вашему усмотрению.
  
• 
  Имя отчета - "Телефоны друзей".
  

Если есть необходимость внести какие-либо изменения в созданный отчет (например, скорректировать заголовок), то откройте отчет в режиме конструктора и сделайте это. Обратите также внимание на подпись документа, расположенную внизу страницы.

Просмотрите структуры созданных отчетов.

Произведите экспорт таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» в MS Word и MS Excell. Каковы отличия экспортированных таблиц?

Подготовьте отчет и ответьте на контрольные вопросы.

1. 
   Для чего предназначены отчеты?
   
2. 
   На какое устройство происходит вывод данных при работе отчета?
   
3. 
   Из чего состоят отчеты?
   
4. 
   Какие разделы отчетов вы знаете?
   
5. 
   Что общего и в чем различие между разделами отчетов и форм?
   
6. 
   Какие способы автоматической генерации отчетов вы знаете?
   
7. 
   На базе чего выполняется отчет? Что задается при создании автоотчета?
   
8. 
   Что такое экспорт и импорт таблиц?
   
9. 
   Как произвести экспортирование таблиц базы данных?
   
10. 
    В какие программы можно переместить таблицы?
    
11. 
    Из каких программ можно вставить объект в таблицу базы данных?