4-1: Общие сведения о закупке и инвентарном учете

Для эффективной и экономной работы лаборатории необходимо постоянное наличие реагентов, расходных материалов и услуг. Перерыв в проведении анализов, даже краткий, негативно скажется на лечении, профилактических действиях и программах общественного здравоохранения.

• 
  нужные расходные материалы и реагенты будут всегда в наличии,
  
• 
  реагенты высокого качества будут куплены по приемлемой цене,
  
• 
  реагенты и расходные материалы не будут портиться из-за неправильного хранения и не будут храниться и использоваться после истечения срока годности.
  

Лабораторная система по управлению реагентами и расходными материалами должна учитывать эти разные способы.

Оборудование и расходные материалы, полученные или принятые от дарителей, должны отвечать профилю и функциональным нуждам лаборатории. Возможно, руководству лаборатории порой придется отказаться от подарка, но сделать это стоит дипломатично, чтобы не обескуражить дарителя и не лишиться предложений в будущем.

• 
  квалификация поставщика и/или производителя;
  
• 
  договор поставки;
  
• 
  п
  рием, осмотр, проверка, сортировка и хранение материалов; весь закупленный материал должен быть проверен и испытан для подтверждения соответствия спецификациям; должны быть разработаны правила по хранению и обращению с материалами, доставленными в лабораторию.
  
• 
  отслеживание связи материалов с каждым пациентом; система учета должна позволять отслеживать путь от использованного материала до каждого пациента; это означает, что в лаборатории должен быть способ определить, какие материалы были использованы в определенный день в конкретном анализе, –тогда в случае возникновения проблемы с результатами анализа пробы от пациента, можно будет установить, какие реагенты при этом использовались.
  
• 
  оценка и поддержание запасов;
  
• 
  контроль сроков годности;
  
• 
  передача расходных материалов во вспомогательные лаборатории.
  

Сначала лаборатория должна:

• 
  определить критерии для материалов, которые надо закупать;
  
• 
  найти наилучшую цену, принимая во внимание квалификацию и репутацию поставщика;
  
• 
  сравнить преимущества и недостатки покупки «фирменной марки» и «стандартного» товара (например, лучше ли купить фирменные наконечники для фирменных автоматических пипеток или более дешевые стандартные наконечники будут не хуже?).
  

Также важно оценить поставщиков после покупки. Учтите, например, доставил ли поставщик именно заказанный товар или убедилась ли центральная закупочная организация в том, что полученный товар соответствует указанной пользователем спецификации.

• 
  Знайте все местные и государственные требования, которым должен соответствовать договор поставки.
  
• 
  Ведите переговоры, добиваясь наилучшей цены, но так, чтобы не жертвовать качеством.
  
• 
  Внимательно просмотрите все договоры поставки, чтобы убедиться, что в них отражены все требования лаборатории. Контракты должны четко описывать методы оплаты и условия, гарантирующие наличие и доставку реагентов и расходных материалов. Выясните, предусмотрены ли штрафы при расторжении договора.
  

• 
  Определите, как должна быть произведена оплата и каким образом поставщик обеспечит наличие и надежную доставку реагентов и расходных материалов.
  

Следующие шаги являются важными для внедрения программы:

• 
  Р
  аспределите обязанности – без этого ничего сделано не будет.
  
• 
  Проанализируйте нужды лаборатории.
  
• 
  Определите минимальный запас, необходимый на определенный период времени.
  
• 
  Разработайте необходимые формы и журналы.
  
• 
  Создайте систему получения, проверки и хранения материалов.
  
• 
  Поддерживайте систему инвентарного учета во всех местах хранения для всех реагентов и материалов, используемых в лаборатории.
  

Лаборатории следует составить список всех выполняемых анализов и определить все реагенты и расходные материалы, необходимые для каждого анализа. Целесообразно использовать всю доступную информацию для подсчета расхода реагентов и материалов за период времени между заказами новых материалов. Для анализа потребностей необходимы следующие сведения:

• 
  полное описание каждого используемого наименования;
  
• 
  количество штук или единиц в упаковке (например, в тест-системе может быть материал для 12 или 100 анализов, а коробка с наконечниками для пипеток может содержать 100 или 1000 штук);
  
• 
  среднемесячный расход (в результате определения количества, см. раздел 4-4, например, 6 коробок использовано за месяц;
  
• 
  степень важности материала для функционирования лаборатории (используется каждый день или только раз в месяц?);
  
• 
  сколько времени уйдет на получение заказа (будет ли заказ доставлен на следующий день, через неделю или через месяц?);
  
• 
  место и условия хранения (не займет ли большая партия слишком много места? Нужно ли хранить материал в холодильнике?).
  

Правильное определение количества:

• 
  обеспечит наличие важных материалов в нужное время,
  
• 
  предотвратит создание излишних запасов, что может окончиться порчей дорогостоящих материалов.
  

• 
  расчета годового бюджета,
  
• 
  лучшего планирования,
  
• 
  принятия решений и отслеживания работы системы инвентарного учета.
  

Порой необходимо продумать нестандартные ситуации, в которых может потребоваться увеличить объем работы. Это может случиться при внедрении новых программ здравоохранения, а также при подготовке к эпидемиям, текущим или потенциально возможным.

Наиболее часто лаборатории используют метод, основанный на потреблении, руководствуясь своим прошлым опытом. Этот метод исходит из реального потребления, поэтому нужно учитывать ряд факторов. Например, для определения фактического расходования важно также оценить, сколько было потерь и какое количество просроченных или испорченных реагентов и расходных материалов было выброшено.

При планировании будет полезно учесть, случалось ли так, что в течение года какой-то реагент или расходный материал отсутствовал дольше 15 дней. Причина может быть в том, что материалы были заказаны в недостаточном количестве, или в том, что потери или истечение срока годности происходили чаще, чем предполагалось.

При использовании метода расчета, основанного на заболеваемости, лаборатория должна определить фактическое количество случаев заболеваний и проблем со здоровьем, для которых потребуются лабораторные анализы. Иными словами, лаборатория должна оценить ожидаемую частоту конкретного заболевания – сколько случаев будет в популяции (на 1000 человек, на 10 000 человек, и т. д.). Затем, с учетом того, сколько человек обслуживает лаборатория, можно будет подсчитать общее количество случаев, которое можно ожидать у обслуживаемого населения. Использование стандартных рекомендаций по диагностике и лечению с учетом того, насколько врачи придерживаются этих рекомендаций, поможет подсчитать, какое число анализов будет проведено.

Метод, основанный на заболеваемости, является более точным, чем метод, основанный на потреблении, но он зависит от точности исходных данных.

• 
  стандартные формы;
  
• 
  картотеки;
  
• 
  журналы.
  

• 
  дата получения реагента или комплекта материалов;
  
• 
  номера серий всех реагентов, тест-систем и расходных материалов;
  
• 
  прошли или не прошли критерии приема;
  
• 
  дата, когда серия или коробка с материалом была запущена в использование, или, если она оказалась непригодной, дата и метод удаления.
  

• 
  имя и подпись сотрудника, получившего материалы;
  
• 
  дату получения;
  
• 
  дату истечения срока годности;
  
• 
  количество полученного материала;
  
• 
  минимальное количество, которое должно быть в запасе;
  
• 
  сколько материала имеется в настоящий момент в запасе.
  

• 
  номер или название полки,
  
• 
  место хранения (например, морозильная камера -20°C или комната питательных сред).
  

Кроме того, сотрудник, получающий материалы, должен:

• 
  поставить свою подпись, подтверждая получение товаров;
  
• 
  поставить дату на каждый полученный материал;
  
• 
  отметить срок годности;
  
• 
  в месте хранения расположить свежеполученный материал позади предыдущего;
  
• 
  сделать запись в журнале учета.
  

• 
  Поддерживайте чистоту и порядок в комнатах хранения и запирайте их на ключ для сохранности запасов.
  
• 
  Обеспечьте в местах хранения хорошую вентиляцию и защиту от прямых солнечных лучей.
  
• 
  Условия хранения должны соответствовать указанным в инструкциях производителей, особое внимание уделяйте особому температурному режиму и другим деталям, как, например, требованиям по безопасности.
  
• 
  Используйте хорошие крепкие полки и аккуратно распределите материалы по полкам, так чтобы нельзя было что-то случайно сдвинуть или сбить; полки должны быть надежно прикреплены к стене, чтобы они не могли опрокинуться.
  
• 
  Обеспечьте доступность материалов для сотрудников. Чтобы можно было достать до верхних полок, рядом должны находиться устойчивые табуреты-стремянки. Тяжелые материалы должны храниться на нижних полках, от лабораторных сотрудников не следует требовать поднятия тяжестей.
  
• 
  При помещении в хранение расположите новую поставку позади уже имеющихся в лаборатории материалов. Организуйте реагенты и материалы так, чтобы материалы с самым близким сроком истечения годности использовались в первую очередь.
  

• 
  Присвойте номера (или названия) различным участкам полок.
  
• 
  Запишите в журнале, какие полки используются для каких реагентов и материалов.
  

На этой фотографии показана этикетка с важной информацией, и к ней была добавлена дата, когда емкость была впервые открыта.

• 
  н
  азначьте подходящего одного или нескольких ответственных за эту задачу; кто-то должен за это отвечать;
  
• 
  убедитесь, что все имеющиеся в лаборатории расходные материалы и реагенты охвачены этой системой, и поддерживайте инвентарный учет во всех местах хранения;
  
• 
  проводите еженедельный подсчет реагентов и расходных материалов для проверки системы и в качестве процесса отслеживания;
  
• 
  убедитесь, что все записи, относящиеся к инвентарному учету, ведутся и обновляются.
  

• 
  следить за точным количеством материалов и реагентов в наличии, так как данные могут обновляться ежедневно;
  
• 
  контролировать сроки годности; система может быть налажена для оповещения о том, что срока годности определенной серии реагентов истекает; благодаря этому использование ресурсов будет оптимизировано;
  
• 
  делать статистическую обработку, что станет подспорьем при планировании и закупке;
  
• 
  распределять реагенты по вспомогательным лабораториям;
  
• 
  вести инвентарного учета.
  

• 
  нужны компьютеры на местах, что потребует финансовых затрат;
  
• 
  сотрудники, использующие систему, должны быть обучены.
  

При внедрении системы инвентарного учета, лаборатория должна назначить ответственных за программу, проанализировать потребности в материалах и реагентах и определить минимальный запас, требующийся на определенный период. Будут нужны соответствующие формы и журналы, а также процедуры для получения, осмотра и хранения материалов.

Лаборатории нужно поддерживать систему отслеживания наличия всех используемых в лаборатории реагентов и расходных материалов; эта система должна охватывать все участки, где хранятся реагенты и расходные материалы.

• 
  увеличит производительность и продуктивность лаборатории, так как обеспечит непрерывающееся поступление необходимых материалов;
  
• 
  обеспечит наличие материалов в нужное время;
  
• 
  обеспечит удовлетворение потребностей пациентов и врачей.