Комитет по делам архивов Оренбургской области
Государственное бюджетное учреждение
«Государственный архив Оренбургской области»
(ГБУ «ГАОО»)
Хранение документов
на электронных носителях
Обзор архивоведческой литературы,
периодики, СМИ и сети Internet
Оренбург
2014
Хранение документов на электронных носителях. Обзор архивоведческой литературы, периодики, СМИ и сети Internet. – Оренбург, 2014. – 35 с.
Цель обзора – познакомить работников государственных и муниципальных архивов с перечнем методических пособий, хранящихся в справочно-информационном фонде ГБУ «ГАОО», материалами периодической печати и информацией, размещенной в сети Интернет, по вопросам обеспечения сохранности документов на электронных носителях.
Аннотации статей представлены в хронологической последовательности.
Составитель:
Г.В. Дарбаева – старший научный сотрудник отдела научно-методической работы ГБУ «ГАОО»
3
Хранение документов на электронных носителях
Обзор архивоведческой литературы, периодики, СМИ и сети Internet
№ п/п
|
Название
|
Содержание
|
№№
СИФ, НСБ
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Нормативные и правовые документы
|
1
|
Федеральный закон РФ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ,
от 06.04.2011 № 65-ФЗ, от 21.07.2011
№ 252-ФЗ, от 28.07.2012 № 139-ФЗ,
от 05.04.2013 № 50-ФЗ, от 07.06.2013
№ 112-ФЗ, от 02.07.2013 № 187-ФЗ,
от 28.12.2013 № 396-ФЗ). – М., 2013
|
Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. В Федеральный закон были введены следующие новые понятия: информационные технологии, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, электронное сообщение, предоставление информации, распространение информации. Федеральный закон расширил понятие «информация»: «Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от их представления». В данном контексте термин «информация» становится универсальным, он обозначает любые сведения о ком-либо или о чем-либо, получаемые из любого источника в любой форме: письменной, устной, визуальной и т.д. Несомненным достижением является включение в закон статьи, приводящей в единообразие состояние делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления и приравнивающей электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью
|
2971
|
1
|
2
|
3
|
4
|
2
|
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М-во культуры и массовых коммуникаций РФ, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187 с.
|
Основной нормативный правовой документ, определяющий деятельность государственных архивов. В правилах представлены общие требования к оборудованию архивохранилищ средствами хранения, к размещению архивных документов, в том числе документов на электронных носителях
|
2865
|
3
|
ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования». – М., 2007
|
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к консервации документов на компакт-дисках любого типа и формы, в том числе к режиму хранения, контролю состояния и использованию документов на компакт-дисках, а также к технологическим процессам стабилизации, очистки и изготовления копий документов на компакт-дисках
|
3156
|
4
|
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». – М., 2007
|
Настоящий стандарт распространяется на управление документами разнообразных форматов и на всех носителях. Общие положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, в том числе по выбору носителей информации с целью поддержания аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих деятельность организации
|
3157
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
ГОСТ Р 54989-2012/ISO TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». – М., 2013
|
Цель настоящего стандарта – предложить ясную концепцию для разработки стратегий и практических действий, применимых к широкому спектру электронных документов государственного и частного секторов для обеспечения их долговременной доступности и аутентичности. Признавая проблему технологического устаревания компьютерного оборудования и программного обеспечения, а также ограниченный срок службы цифровых носителей информации, данный стандарт содержит рекомендации организациям-хранителям информации по поддержанию аутентичных электронных документов, сохраняемых для использования в будущем, и по обеспечению доступа к ним
|
3158
|
6
|
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». – М., 2012
|
Настоящий стандарт применим к электронным объектам в любой форме, от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов – до более «современных» форм, таких, как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей и т.д. Стандарт характеризует меры и средства, позволяющие обеспечить сохранность всех видов электронной информации, в том числе вопросы выбора носителей информации и подсистем хранения, обеспечения долговременной сохранности документов. Требования настоящего стандарта могут использоваться совместно с требованиями стандарта ISO 15489-1-2007 (см. п. 4)
|
3159
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Методические пособия
|
7
|
Памятка по проведению проверки наличия и состояния документов на электронных носителях. – М., 2005. – 56 с.
|
Памятка составлена на основе «Методических рекомендаций по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях» и регламентирует операции по выверке учетных документов и сопроводительной технической документации; проверке и оценке физического и технического состояния единиц хранения электронных документов; проверке наличия единиц учета электронных документов; оценке технического состояния и воспроизводимости электронных документов и т.п., а также по оформлению актов и других документов, возникающих в ходе проведения проверки. Памятка не содержит приложений с формами документов, так как ссылается на соответствующие приложения Методических рекомендаций
|
3110
|
8
|
Ларин, М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 154892001. – М., 2006. – 110 с.
|
Методическое пособие посвящено вопросам управления документами в деятельности различных организаций, с учетом требований международных стандартов в сфере информации и документации. Стандарт ИСО 15489 признан Международным советом архивов (МСА) как важный международный документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документацией, поддерживающий концепцию управления документами в процессе их полного жизненного цикла и тем самым способствующий сохранению архивного наследия. Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях в различных организациях в процессе их деятельности. На основе стандарта ИСО 15489 данное методическое пособие регламентирует
|
2841
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
также вопросы хранения и обеспечения сохранности документов, особенности хранения электронных документов, методы сохранения электронных документов и т.д.
|
|
9
|
Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях. – М., 2006. – 107 с.
|
Методические рекомендации Центрального архива документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ) подготовлены на основе изучения, анализа и переработки существующих нормативных актов и методических рекомендаций по работе с электронными документами, с учетом передового зарубежного и отечественного опыта не только в сфере архивного хранения электронных документов, но и в сфере применения информационных технологий в делопроизводственной практике, научно-исследовательских и научно-технических проектах, издательском деле и т.п. В третьей главе «Обеспечение сохранности документов на электронных носителях» рассмотрены следующие вопросы: понятие обеспечения сохранности документов на электронных носителях, требования к помещениям и хранилищам архива, нормативные режимы хранения, общие требования к размещению документов на электронных носителях, порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок, ящиков, коробок, боксов, ведение топографических указателей, оформление этикеток и вкладышей первичных средств хранения носителей, контроль наличия, физического и технического состояния электронных документов, специальная физическая и техническая обработка электронных документов, выдача из хранилищ единиц хранения с электронными документами и описями, контроль за
|
3112
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
сохранностью выданных документов на электронных носителях, возвращение документов на электронных носителях в хранилище и т.д. К Методическим рекомендациям приложены 75 форм документов, используемых в деятельности ЦАДЭНМ
|
|
10
|
Памятка по контролю физического и технического состояния документов на электронных носителях. – М., 2007. – 23 с.
|
Памятка является дополнением «Методических рекомендаций по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях» и регламентирует операции по контролю физического и технического состояния документов на электронных носителях при выполнении различных работ: при приеме электронных документов на хранение; в ходе проверки наличия и состояния электронных документов; при выдаче единиц хранения из хранилища для использования; при возвращении единиц хранения в хранилище после выдачи пользователям; по окончании работ, связанных с организацией обеспечения сохранности электронных документов и т.п., а также по оформлению актов и других учетных документов. Памятка не содержит приложений с формами документов, так как ссылается на соответствующие приложения Методических рекомендаций
|
3113
|
11
|
Памятка по постановке на учет документов на электронных носителях
в ЦАДЭНМ. – М., 2007. – 34 с.
|
Памятка дополняет «Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях» и регламентирует операции по проведению учета принятых комплексов электронных документов постоянного и временного хранения, в том числе: учет принятых в архив документов в книге учета поступлений документов на электронных носителях, порядок внесения сведений
|
3114
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
о фонде в список фондов (при первом поступлении фонда), внесение сведений об электронных носителях в книгу учета единиц хранения электронных документов, порядок заполнения листа фонда, оформление карточки указателя к электронным документам фонда, внесение описи в реестр описей единиц учета электронных документов, оформление карточки информационного ресурса, оформление дела фонда, порядок заполнения учетных документов при повторном поступлении документов от организации, оформление карточки единицы хранения электронных документов, учет поступлений электронных документов в архивохранилище в книге учета движения фондов, единиц хранения и единиц учета электронных документов. Памятка не содержит приложений с формами документов, так как ссылается на соответствующие приложения Методических рекомендаций
|
|
12
|
Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов. – М., 2008. – 81 с.
|
Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов разработаны в рамках Федеральной целевой программы «Культура России» 2006-2010 гг. В работе на основе проведенных исследований, практического опыта и анализа литературы представлены рекомендации по выбору дисков CD-R и DVD-R, порядок передачи на хранение, учет цифровых копий фоно и фотодокументов на дисках, правила обращения с дисками и условия их хранения (индивидуальное хранение, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, световой режимы), порядок проведения физического и технического состояния дисков, проверки
|
3117
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
наличия дисков, тестирования информации на наличие ошибок и т.д. Рекомендации содержат приложения (Форма «Учет движения документов в отделе». Список фонодокументов на CD-дисках. Список фотодокументов на CD-диске. Форма книги «Учет поступлений копий ФП фонодокументов, записанных на оптических дисках». Форма книги «Учет поступлений копий ФП фотодокументов, записанных на оптических дисках». Карточка учета технического состояния информации на диске)
|
|
13
|
Ларин, М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении: Метод. пособие. – М., 2008. – 208 с.
|
Научно-методическое пособие посвящено вопросам применения электронных документов в управленческой деятельности различных организаций. Особое внимание уделяется нормативной базе, теоретическим основам и методике работы с электронными документами в государственных организациях. В пособии рассматриваются основные аспекты работы с электронными документами, а также вопросы обеспечения сохранности и организации хранения электронных документов, рекомендации по выбору носителей информации, правила обеспечения сохранности электронных носителей, вопросы выбора места хранения электронных документов и условий для обеспечения качественного хранения документов. При написании пособия использовался зарубежный методический опыт применения электронных документов в управленческой деятельности. Немало споров вызывает вопрос о месте хранения электронных документов. Например, по мнению немецких архивистов, учреждение-создатель электронных документов не может считаться идеальным
|
3022
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
гарантом для длительного их хранения, поскольку это не является основной задачей их деятельности; альтернативное хранение электронных документов в вычислительных центрах позволяет осуществлять качественное техническое обслуживание и уход за документами, но самым правильным признается решение, когда государственный архив несет полную ответственность за все вопросы хранения и предоставления электронных документов пользователям
|
|
14
|
Методические рекомендации по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь. – Минск, 2010. – 74 с.
|
Данные рекомендации характеризуют работу с различными видами документов электронного формата, независимо от наличия электронной цифровой подписи. При этом основным критерием отнесения к категории документов в электронном виде является соответствие понятию документа как информации, имеющей набор реквизитов – обязательных данных или сведений, которые содержит официальный документ. Методические рекомендации определяют общие подходы к организации работы с документами в электронном виде, в том числе по обеспечению сохранности, учету документов в электронном виде
|
3142
|
15
|
Методические рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов). – М., 2011. – 52 с.
|
В работе представлены рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках. Данные рекомендации основаны на анализе результатов тестирования, практическом опыте и материалах, представленных в литературе. Авторы ограничиваются рассмотрением наиболее широко используемых на практике носителей таких, как CD-R и DVD-R/+R.
|
3118
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
Тестирование информации, записанной на диски, заключалось в измерении ряда определенных параметров с помощью анализатора Clover DVX DVD analyzer, встроенного в компьютер. По результатам измерений по правилам, описанным в Методических рекомендациях, были выявлены диски различных торговых марок, отвечающие и не отвечающие требованиям надежного долгосрочного хранения. Не рекомендуется для долгосрочного хранения документов использовать диски CD-RW и DVD-RW/+RW, так как они предназначены для оперативного хранения (2 – 3 года). Анализ результатов тестирования дисков представлен в таблицах и приложениях
|
|
16
|
Рекомендации по выбору оптических дисков для хранения архивных документов. – М., 2011. – 79 с.
|
Данные рекомендации посвящены выбору оптических дисков для долгосрочного хранения архивных документов. При этом авторы ограничиваются рассмотрением наиболее широко используемых на практике носителей таких, как CD-R и DVD-R/+R. В рекомендациях представлен обзор существующего опыта решения проблем долгосрочного хранения информации на цифровых носителях (использование оптических дисков, жестких дисков, специальных программно-технических комплексов); охарактеризовано состояние рынка электронных носителей; описан принцип работы CD и DVD дисков и их выбор (основные отличия DVD-R и CD-R дисков, DVD+R и DVD-R дисков, факторы, определяющие выбор дисков). Рекомендации содержат приложения (Форматы записи CD дисков. Форматы записи DVD дисков. Физическая и логическая структура диска CD-R)
|
3082
|
1
|
2
|
3
|
4
|
17
|
Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. – М., 2012. – 82 с.
|
Методические рекомендации посвящены основным вопросам хранения электронных документов в Центре хранения электронных документов (ЦХЭД) и определяют технические требования к системе хранения электронных документов, компьютерной технике и программному обеспечению для единой системы хранения электронных документов архивной отрасли, а также функциональные и технические требования к ней. В Рекомендациях рассматриваются следующие вопросы: хранение и использование электронных документов в федеральных архивах (на примере РГАНТД), применимость «облачных» технологий и систем управления цифровым контентом при организации хранения и использования электронных документов, а также анализ требований к аппаратным и программным платформам для хранения больших массивов электронных документов, технические и технологические требования по передаче электронных документов в хранилище данных центра хранения электронных документов, рекомендации по созданию централизованного хранилища электронных документов и по организации их использования и т.д. «Облачные технологии» или как их называют, вычисления, являются перспективным направлением в современных информационных технологиях. Государственная программа «Информационное общество» (2011-2020 годы) относит развитие «облачных» вычислений к числу приоритетных задач до 2015 года. «Облачное» хранилище данных представляет собой онлайн-хранилище, в котором данные хранятся на многочисленных,
|
3148
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
распределенных в сети серверах, предоставляемых в пользование клиентам. Данные хранятся и обрабатываются в облаке, которое представляет собой, с точки зрения клиента, один большой виртуальный сервер. Физически же такие серверы могут располагаться удаленно друг от друга географически, вплоть до расположения на разных континентах
|
|
|