Общая характеристика системы документооборота предприятия ООО




Скачать 50.72 Kb.
Дата 26.09.2016
Размер 50.72 Kb.
Общая характеристика системы документооборота предприятия

ООО «ЮТС»

Генеральный директор

Ремонтный участок

Диспетчерский отдел

Бухгалтерия

Отдел кадров

Транспортный отдел

Главный бухгалтер

Начальник отдела кадров

Служба эксплуатации

Начальник транспортного отдела
Главный инженер

Начальник службы эксплуатации


Водители

Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая транспортная компания ООО «ЮТС». Которое осуществляет: транспортировку негабаритных грузов с использованием платформ; компания берет на себя все заботы, связанные с доставкой груза (сопровождение груза, страхование, получение разрешений дорожных служб и проработку оптимального маршрута). Внутри предприятия выделяют следующие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров транспортный отдел, ремонтный участок, диспетчерский отдел. Все работники организации высококвалифицированные специалисты в своем профиле. В каждом отделе есть руководство (начальник отдела), которое руководит отделом по иерархии после генерального директора. У каждого начальника отдела в подчинении есть несколько человек (исполнители). Структура организации предоставлена на рисунке 1.



Рисунок 1 – Структура ООО «ЮТС»

Таким образом, в документационном обмене задействовано 5 подразделений. Согласно своим функциям, каждое подразделение (отдел) разрабатывает соответствующие принятия решений, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации был разработан ряд документов:

1. Договор транспортной экспедиции;

2. Договор ответственного хранения;

3. Доверенность на забор груза для юридических лиц;

4. Доверенность на забор груза для физических лиц;

5. Доверенность на получение груза для юридических лиц;

6. Доверенность на получение груза для физических лиц.

Наряду с вышеперечисленными договорами и доверенностями были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены Список грузов, рекомендованных доупаковать, перечень грузов, не принимаемых к перевозке, Путевой лист, товарно-транспортная накладная, а также список необходимых заявлений: заявление о переадресации груза, заявление о смене плательщика и/или получателя (отправителя), заявление на возврат денежных средств.

Организовано несколько видов рабочих мест:

1. специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;

2. универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

3. мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;

4. рабочее место Генерального директора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – взаимодействуя с другими предприятиями, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри организации. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему.

Внедрение системы электронного документооборота на ООО «ЮТС» позволяет решить такие проблемы, как:


  1. обеспечение слаженной работы всех подразделений;

  2. упрощение работы с документами, повышений эффективности;

  3. повышение производительности труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

  4. повышение оперативности доступа к информации;

  5. создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

  6. проектирование типовых маршрутов движения документов;

  7. слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

  8. разграничение права доступа сотрудников к информации.

Данная система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, бухгалтерии или юридического отдела, так и в рамках самой головной организации со сложной схемой информационных потоков.

Работа с внешней и исходящей документацией

Заявка от клиента поступает в диспетчерский отдел в электронном виде или по телефону. Затем заявка формируется службой эксплуатации и передается начальнику службы эксплуатации, который отмечает № путевого листа, фиксирует его в личной карточке водителя и сдается в диспетчерский отдел. В диспетчерском отделе отмечается о приеме путевого листа и одного из талонов заказчика. Затем на основе талона заказчика, бухгалтер выписывает счет. На каждую поездку клиентом в электронном виде выписывается товарно-транспортная накладная в 2-ух экземплярах. 1-ый экземпляр получает заказчик, 2-ой экземпляр отправляется в коммерческий отдел. Путевые листы по итогам года сортируются по месяцам и отправляются к Генеральному директору для сверки, а затем в головную организацию г. Ростов-на-Дону.



Работа с входящей и исходящей документацией (рисунок 2)

Электронная работа с входящей документацией:

1) Получение заявки.

2) Регистрация заявки.

3) Передача адресату (конкретное подразделение).

4) Рассмотрение руководителем подразделения.

5) Назначение и передача исполнителю.

6) Исполнение заявки.

7) Контроль за исполнением.

8) Направление документов в дело.

Электронная работа с исходящей документацией:

1) Создание проекта документов.

2) Подписание руководителем документов.

3) Направление документов в дело.

Диспетчерский отдел

Начальник службы эксплуатации

Служба эксплуатации

Бухгалтер

Коммерческий отдел

Генеральный директор



Головная организация в Москве

Рисунок 2 – Модель документооборота предприятия ООО «ЮТС»


База данных защищена авторским правом ©infoeto.ru 2022
обратиться к администрации
Как написать курсовую работу | Как написать хороший реферат
    Главная страница