Практическое занятие №27
Тема: Работа с СУБД: создание простейшей базы данных. Ввод и редактирование записей. Сортировка и поиск записей.
Цель:
-
изучение и освоение на практике технологии создания таблицы базы данных
-
освоение на практике технологии ввода и редактирования записей
-
освоение на практике технологии сортировки записей
-
освоение на практике технологии поиска записей
-
изучение и освоение на практике технологии создания форм таблицы базы данных
Содержание
Часть 1. Теоретическая
Понятие базы данных
Хранение информации — одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
Структура базы данных
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Свойства полей. Типы полей
Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Формы – это объекты базы данных, которые позволяют представить данные таблицы (или нескольких связанных таблиц) на экране в удобном для просмотра и редактирования виде. А также специальные окна с элементами управления.
Часть 2. Практическая
Задание №1
Создать новую таблицу, содеpжащую следующие колонки: Фамилия И.О., личный номеp, номеp подгpуппы, дата pождения, адpес, сумма.
КАК СОЗДАТЬ ТАБЛИЦУ
Создание таблицы, используя СУБД Access можно условно pазделить на два этапа.
-
Пеpвый этап - создание стpуктуpы (шапки) таблицы
-
Второй этап – ввод данных (заполнение таблицы)
1.1. Запустите Access, ПускВсе Программы Microsoft Office Microsoft Access
1.2. В первом диалоговом окне щелкните Новая база данных.
1.3. Затем определите имя новой базы данных и папку для ее размещения.
Назовите базу Группа выберите для ее хранения личную папку, нажмите кнопку Создать.
Перед Вами в окне программы – окно базы данных Группа. Пока в ней только одна пустая таблица Таблица 1. Остальные ее объекты еще нужно создать. Они будут отображаться в рабочей области, а их имена – в левом фрейме.
Кнопка представления Вид переключает вид объекта в режим Конструктор, позволяющий настроить свойства объекта базы данных.
1.4. Сохраните таблицу под именем Список и переключите Вид Конструктор.
Появившаяся таблица служит для определения структуры новой таблицы, имена полей вводятся в первую колонку Имя поля, во второй определяется Тип данных.
1.5. Введите имена полей:
Номер
Фамилия
Номер подгруппы
Дата рождения
Адрес
Сумма
Чтобы определить тип данных в каждом поле, нужно поставить курсор в колонке Тип данных в соответствующей строке. По умолчанию появляется тип поля Текстовый. И одновременно в ячейке появляется кнопка, щелчком на этой кнопке открывается список типов полей.
1.6. Определите для поля Номер подгруппы тип поля Числовой, для поля Дата рождения тип поля Дата/времяа для поля сумма тип поля Денежный. Остальные оставьте по умолчанию Счетчик и Текстовые.
1.7. Сохраните структуру таблицы и переключите режим таблицы.
1.8. Заполните таблицу данными (не менее 15 записей).
Пояснение: Для заполнения таблицы можно взять данные студентов группы; в первой колонке номер по журналу; фамилии желательно вводить в произвольном порядке; все остальные данные могут быть условными.
Обратите внимание: данные в поле типа Дата время можно ввести с помощью календаря.
Задание №2 Изменение структуры таблицы.
Структуру таблицы можно редактировать как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы.
2.1. Добавьте новое поле «Телефон» перед полем «Адрес»:
Укажите курсором в виде черной стрелки то место, где должно быть вставлено новое поле, включите контекстное меню и команду: Вставить столбец (в режиме таблицы) или Вставить строки (в режиме Конструктор). Дайте новому полю имя Телефон (тип поля оставьте Текстовый).
Подсказка: в режиме таблицы нужно сделать двойной щелчок на имени поля, чтобы его изменить.
Удаляют ненужные поля также, только в контекстном меню выбирают команду Удалить строки. Удаление требует подтверждения.
Поля можно также менять местами, перемещая курсором выделенное поле.
2.2. Сохраните изменения, включите режим Таблица и заполните поле «Телефон» сохраните таблицу.
Задание №3 Поиск записей по образцу
В большой базе данных трудно найти нужную запись. Access пpедоставляет сpедства поиска данных по образцу. Для выполнения такого поиска поставьте курсор в поле «Фамилия», нажмите на панели инструментов кнопку
«Найти». В появившемся диалоговом окне введите в поле «Образец» одну из фамилий списка и нажмите мышью кнопку «Найти». Курсор выделит в таблице указанную фамилию.
Задание №4 Сортировка таблицы
Accessпpедоставляетсpедства для упоpядочения данных в таблице. Эта операция называется СОРТИРОВКОЙ. Список можно упоpядочить по pазличнымпpизнакам, напpимеp фамилии по алфавиту.
Установите курсор в соответствующее поле и нажмите на Вкладке Главная кнопку
Сортировка по возрастанию
Поле Сумма отсортируйте в обратном порядке:
Сортировка по убыванию
Задание №5Сохраните результаты работы.
Задание №6
Создать формы к таблице «Список».
Создание стандартной формы для любой таблицы выполняется на вкладке Создание с помощью кнопки Форма
6.1 Создайте стандартную форму.
На экране появится новое окно – форма представления данных таблицы «Список».
Такая форма включает в себя все поля исходной таблицы, располагая их в одну колонку таким образом, что каждая запись таблицы представляется на экране в виде отдельной карточки.
Более сложные формы создаются с помощью кнопки Другие формы на вкладке Создание.
6.2. Выберите команду Мастер форм
В появившемся диалоговом окне «Создание форм» откройте список «Таблицы и запросы» и выберите таблицу «Список» (впрочем, она там пока одна). Из поля «Доступные поля» перенесите в окно «Выбранные поля» с помощью кнопки со стрелкой поля «Фамилия» и «Телефон», щелкните кнопку «Далее». В следующем окне выберите вид формы «ленточный». Затем выберите стиль формы, задайте имя формы «Телефонная книга» и щелкните кнопку «Готово».
В режиме Конструктор или Макет увеличьте ширину поля Фамилия.
6.3. Дополните таблицу «Список» с помощью формы. Откройте форму «Список», с помощью кнопок перемещения внизу окна или клавиши «PageDown» перейдите на последнюю, пустую запись и введите в строках ввода данные еще на двух-трех студентов (условные). Перемещение между полями ввода в форме выполняется либо клавишей табуляции, либо щелчком мыши. Сохраните и закройте форму.
Перейдите на вкладку «Таблицы», откройте таблицу «Список» и убедитесь, что в ней появились новые записи.
Задание №7Сохраните результаты работы.
Практическое занятие №28
Тема: Работа с СУБД: создание запросов и отчетов.
Цель:
-
изучение и освоение на практике технологии создания форм таблицы базы данных
-
изучение и освоение на практике технологии создания и редактирования отчетов
-
изучение и освоение на практике технологии создания запросов.
Содержание
Часть 1. Теоретическая
Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Access предоставляет пользователю широкие возможности настройки элементов отчета, т.е. распечатки данных в удобном и наглядном виде.
Запросы – это объекты базы данных, содержащие требования на отбор данных из базы по критериям пользователя или на выполнение определенных действий с данными.
Часть 2. Практическая
Задание №1 Создать отчеты для вывода на печать данных таблицы «Группа».
Сначала создайте стандартный отчет для таблицы «Список» кнопкой Отчет на вкладке Создание
На экране появится новое окно – форма представления данных таблицы «Список» при распечатке.
Задание №2: Создайте настраиваемые отчеты по заданию.
Специальные формы отчетов создаются на вкладке Создание с помощью Конструктора отчетов и Мастера отчетов.
2.1. Выберите создание отчета с помощью мастера. В появившемся диалоговом окне «Создание отчетов» откройте список «Таблицы и запросы» и выберите таблицу «Список». Из поля «Доступные поля» перенесите в окно «Выбранные поля» с помощью кнопки со стрелкой поля «Фамилия» и «Телефон», щелкните кнопку «Далее». Уровни группировки и сортировку пока задавать не надо, в этих окнах просто щелкните кнопку «Далее». В следующем окне выберите вид макета «табличный». Затем выберите стиль отчета, задайте имя отчета «Телефонная книга» и щелкните кнопку «Готово».
2.2. Создайте самостоятельно отчет «Адресная книга», включающий поля:
Номер
Фамилия
Адрес
Задание №3Сохраните результаты работы.
Задание №4Создать запросы на выбор данных из таблицы «Группа».
Создание запроса для таблицы или группы таблиц выполняется на вкладке Создание с помощью кнопок
мастер запросов
конструктор запросов
4.1. Для начала выберите создание запроса с помощью мастера. В появившемся диалоговом окне выберите «Простой запрос», а в окне «Создание простых запросов» откройте список «Таблицы и запросы» и выберите таблицу «Список». Из поля «Доступные поля» перенесите в окно «Выбранные поля» с помощью кнопки со стрелкой поля «Фамилия» и «Телефон», щелкните кнопку «Далее». В следующем окне задайте имя запроса «Телефонная книга» и щелкните кнопку «Готово».
Более сложные условия выбора и обработки данных позволяет задать инструмент «Конструктор запросов».
С его помощью также можно задать условия на выбор отдельных полей исходной таблицы.
Задание №5 Создайте запросы на выборку с условиями.
5.1. Выберите создание запроса в режиме конструктора. Появятся два окна: «Запрос1: запрос на выборку» и поверх него окно «Добавление таблицы».
5.2. На вкладыше «Таблицы» выделите таблицу «Список», щелкните кнопку «Добавить» и закройте окно «Добавление таблицы». В верхней части окна появилась структура таблицы «Список», а в нижней - служебная таблица, с помощью котоpойфоpмиpуетсязапpос, она называется фоpмойзапpоса. Перетащите мышью имена полей «Номер», «Фамилия» и «Номер подгруппы» в первые колонки запросной формы.
и нажмите кнопку Выполнить на панели инструментов.
Появится таблица, содержащая только три выбранных поля. Сохраните запрос под именем «Вся группа».
5.3. Создайте запрос на выбор фамилий студентов только первой подгруппы.
Для задания условия выбоpа нужно ввести критерий запроса в соответствующем поле фоpмызапpоса. Тем самым вы создадите шаблон, с котоpымAccessпpи выполнении запpоса будет сpавнивать все записи исходной таблицы.
Повторите операции создания запроса в режиме конструктора, дополнительно введите в строку «Условие отбора» запросной формы в колонке «Номер подгруппы» единицу и нажмите кнопку «Запуск».
Появится таблица, содержащая фамилии студентов только первой подгруппы. Сохраните запрос под именем «1 подгруппа».
Задание №6Сохраните результаты работы.
Дополнительные задания
1) Создайте самостоятельно форму «Адресная книга», включающую поля:
Номер
Фамилия
Адрес
2). Создайте отчет с группировкой и сортировкой.
2.1. С помощью мастера отчетов создайте отчет из таблицы Список, в первом диалоговом окне из Доступных полей перенесите в Выбранные поля: Номер, Фамилия и Номер подгруппы.
2.2. Во втором диалоговом окне добавьте уровень группировки по номеру подгруппы
2.3. В третьем диалоговом окне выберите порядок сортировки поля Фамилия по возрастанию.
2.4. Выберите макет Ступенчатый. Выберите Стиль. Задайте имя отчета Подгруппы
3) Инструмент «Запросы» может произвести вычислительную обработку числовых данных таблицы.
С помощью запроса вычислите процент от каждого значения поля «Сумма».
3.1. В режиме конструктора создайте запрос к таблице «Список». Выберите поля «Номер», «Фамилия» и «Сумма».
3.2. В следующее свободное поле запросной формы введите имя нового расчетного поля «Процент», двоеточие, пробел и выражение для его вычисления:
Процент: [Сумма]*0,13.
В квадратных скобках указывается имя поля, числовые данные которого программа будет построчно подставлять в формулу выражения и записывать результат вычисления в новое поле.
3.3. Выполните запрос и сохраните его под именем «Процент». Проконтролируйте результат на экране, оцените данные двух последних столбцов.
Формула для вычисления может быть составлена с помощью построителя выражений, который формирует выражение в диалоговом режиме.
Задание 4:Теперь создайте запрос на основе данных предыдущего запроса, который вычислит сумму, оставшуюся после отчисления процента.
4.1. В режиме конструктора создайте запрос к запросу «Процент», то есть в первом диалоговом окне щелкните на ярлычке вкладки «Запросы», выделите запрос «Процент» и щелкните «Добавить» и «Закрыть». Перетащите в запросную форму все поля запроса.
4.2. В свободном столбце введите имя нового поля «Остаток» и выражение для вычитания из значения суммы числового значения процента:
Остаток: [Сумма]-[Процент]
4.3. Выполните запрос и сохраните его под именем «Остаток».
4.4. Проконтролируйте результат на экране и оцените значения трех последних столбцов.
Задание 5: Сохраните результаты работы.
|