Руководство
по работе с шаблоном
Microsoft Excel
“ABC-VEN_”
Описание работы шаблона MS excel “ABC-VEN_”
При первом запуске программы необходимо понизить уровень безопасности MS excel.
Для этого необходимо:
-
запустить MS excel, в меню выбрать: сервис/макросы/ безопасность (вверху экрана) (рис. 1).
-
Рис. 1
2. в появившемся окне установить уровень безопасности на средний или низкий (рис. 2).
3. нажать ОК.
4. Закрыть и повторно открыть программу.
Рис.2
Для корректной работы программы необходимы макросы. При запуске ABC-VEN компьютер предложит их отключить из-за угрозы вирусов. Необходимо выбрать «не отключать макросы (текст кнопки разный на разных версиях MS excel) (рис. 3).
Рис. 3
При запуске программы ABC-VEN_ ей присваивается номер по порядку ABC-VEN_1. Это имя можно изменить (например «отчёт за 1 квартал»), выполнив: файл/сохранить как… (рис. 4)
Рис. 4
В появившемся окне (рис. 5) необходимо задать имя документа в графе имя файла, расположение документа в компьютере в графе папка и нажать сохранить. При этом возникнет новый файл в месте, указанном в графе «папка»; файл ABC-VEN_ останется без изменений. Вся последующая работа проходит во вновь созданном файле.
Рис. 5
Программа состоит из трёх листов «Формулы», «Отчёт» и «Версия для печати».
Внешний вид листа «Формулы» представлен на рис. 6.
Рис. 6
Лист «ФОРМУЛЫ»
На этом листе производятся все расчёты (рис. 6).
-
Все имеющиеся у Вас данные, такие как наименование препарата, форма выпуска, цена одной единицы товара (таблетка, ампула, стандарт, упаковка), количество препаратов (1000 таблеток и т.д.) вводятся в белые строки таблицы в соответствующие графы. В графу «VEN» вводится «шифр» препарата «V», «E» или «N» (описание шифров приводится ниже), причём «V» и «N» должны вводиться латинскими буквами верхнего или нижнего регистров (без кавычек), а «Е» может быть введено как латинской, так и русской буквой любого регистра.
-
На рисунке Вы видите шесть строк для ввода данных. Для добавления новых строк необходимо ввести количество необходимых строк в текстовое поле около кнопки «Добавить строки» и нажать 1 раз на эту кнопку. По умолчанию в текстовом поле находится цифра «1», то есть при нажатии на кнопку «Добавить строки» появится 1 чистая строка (в положении С5 или вторая строка сверху).
-
Для удаления ненужной Вам строки (пустой или содержащей данные) необходимо выделить курсором любую ячейку в этой строке и нажать кнопку «Удалить строку». Внимание: строки удаляются по одной. При выделении нескольких строк сразу произойдёт удаление верхней из выделенных строк.
-
Программа отслеживает возможные ошибки, связанные с отсутствием информации в некоторых полях формы (например, отсутствие названия препарата, отсутствие цены и др.). При нажатии на кнопку «Показать ошибки» справа от таблицы появляется надпись, указывающая на ошибку в соответствующей строке (если таковые имеются) (рис. 7).
Рис. 7
-
Кнопка «Скрыть ошибки» работает аналогично (скрывает ошибки).
-
При вводе большого количества данных в графе наименование могут появиться препараты с одинаковыми названиями и формой выпуска (графа форма выпуска). Программа может объединить эти строки в одну, суммировать количество препаратов и рассчитать среднюю цену. Например, в одной графе: аспирин по 2р в количестве 10шт, а в другой – аспирин по 1р в количестве 1шт. В результате нажатия на кнопку «Повтор» программа объединит эти строки и выведет значение: аспирин в количестве 11шт по средней цене 1,909р.
-
Кнопка «очистить поля» используется для удаления всех данных записанных в столбцах, отмеченных серым цветом.
-
Кнопка справка предоставляет краткую информацию о программе, разработчиках и т.д. Также здесь содержатся шифры «V», «E» и «N» (вкладка «правовая информация).
-
Кнопка «удалить пустые строки» предназначена для удаления всех строк, у которых в графе наименование лекарственных средств отсутствуют данные. Если общее количество белых строк (пустых или содержащих данные) будет меньше двух, то кнопка «удалить пустые строки не сработает, появится предупреждение об ошибке.
-
Для удобства работы в верхней части экрана находится панель инструментов, дублирующая все кнопки (кроме кнопки «справка») (рис. 8).
Рис. 8.
-
После ввода всех необходимых данных (в белые строки) необходимо убедиться в отсутствии пустых строк (удалить их) и нажать кнопку «СУММА». Если в столбцах «Цена 1 единицы» и «кол_во» отсутствуют данные, либо данные имеют не цифровой формат (буквы, пробелы, другие символы), то появится сообщение об ошибке. После исправления ошибок и повторного нажатия кнопки «СУММА» произойдёт автоматический расчёт всех столбцов, отмеченных серым цветом, создание сводной таблицы в процентах по количеству A, B, C, V, E и N а также количество V в группе А, группе В и т.д. Внешний вид сводного отчёта представлен на рис. 9. В случае, если «шифры» V, E и N не вводились, то появится сообщение об ошибке.
Рис. 9
Для удобства к отчету прилагается диаграмма (рис. 10). Данные в отчете: в таблице и диаграмме дублируются.
Рис. 10
Чтобы увидеть сводный отчёт необходимо выбрать вкладку «отчёт» внизу экрана (рис. 11).
Рис. 11
Также программа создаёт таблицу для печати данных, введённых в листе «формулы». Чтобы увидеть их необходимо выбрать вкладку «Версия для печати» внизу экрана (рис. 12).
Рис. 12
Для возвращения в режим ввода данных необходимо выбрать вкладку «формулы» внизу экрана (рис. 13).
Рис. 13
Вывод на печать
Печатать лист «Формулы» не рекомендуется!!!!! Так как этот лист шире страницы.
Для печати сводного отчёта выберите вкладку «отчёт» (см. выше) и выполните: Файл/печать (рис. 14).
Рис. 14
В появившемся окне (рис. 15) выберите:
-
печатать всё.
-
число копий: «1» если нужна одна копия отчёта.
-
вывести на печать: выделенные листы.
-
4 нажмите кнопку ОК.
Рис. 15
Печать вкладки «Версия для печати» производится аналогично.
Удачной работы!!!!!!!!!!!!!
|